Rechtliches & DSGVO

Damit deine E-Mails und Annahmeseiten die nötigen rechtlichen Angaben enthalten, pflegst du in den Einstellungen vier Dinge:

• deinen Absender & Impressum unter Einstellungen → Organisation,
• optional deine AGB und die URL deiner Datenschutzerklärung unter Einstellungen → Sales Room,
• den Abmelde-Hinweis für Follow-up-Mails unter Einstellungen → E-Mail.

Absender & Impressum

In der Karte Absender & Impressum (Reiter Organisation) hinterlegst du deine rechtlich erforderlichen Absenderdaten. Untertitel: „Diese Daten werden an jede E-Mail angehängt (rechtlich erforderlich)“. Sie werden als Signatur an jede ausgehende E-Mail angehängt und auf der Annahmeseite verwendet.

Pflichtfelder (mit * markiert):

• Vorname, Nachname
• E-Mail, Telefon
• Straße, PLZ, Ort, Land

Optionale Felder:

• Rolle / Position, Firmenname
• USt-IdNr., Steuernummer (die USt-IdNr. wird bevorzugt angezeigt, falls vorhanden)
• Registergericht, Registernummer, Register-Ort
• Logo (optional): erscheint in E-Mails und auf deinen Angebotsseiten. PNG oder JPEG, max. 2 MB; für eine scharfe Darstellung mindestens 200 px hoch, große Bilder verkleinert Flino automatisch. In E-Mails wird es höchstens 40 px hoch angezeigt.

Speichern über Impressum speichern.

Wichtig: Solange Pflichtfelder fehlen, ist der E-Mail-Versand blockiert. Die Karte zeigt dann „E-Mail-Versand blockiert: Fülle alle Pflichtfelder aus.“ und listet die fehlenden Felder. Versuchst du trotzdem zu senden, meldet Flino „Impressum unvollständig – N Pflichtfelder fehlen“ und springt zum Impressum in Einstellungen → Organisation. Nach dem Speichern („Impressum gespeichert!“) bringt dich Flino zurück an die Stelle, von der du kamst. Fülle die Pflichtfelder vollständig aus, bevor du dein erstes Angebot versendest.

AGB hochladen

In der Karte AGB / Allgemeine Geschäftsbedingungen (Reiter Sales Room) lädst du deine AGB als PDF hoch. Untertitel: „Lade deine AGB als PDF hoch. Du kannst sie beim Angebotsversand optional als Anhang beifügen.“

• Format: nur PDF, maximal 10 MB
• Buttons: PDF hochladen bzw. Ersetzen / Entfernen (es gibt genau eine AGB pro Organisation, ein neuer Upload ersetzt die alte)
• Bestätigungen: Toast „AGB gespeichert“ bzw. „AGB entfernt“

Sobald eine AGB hinterlegt ist, erscheint sie an zwei Stellen:

• Auf der Annahmeseite: als Link AGB (PDF) unter der Angebotsübersicht. Zusätzlich muss der Empfänger eine Pflicht-Checkbox bestätigen: „Ich habe die AGB zur Kenntnis genommen und stimme ihnen zu.“ Erst danach lässt sich das Angebot verbindlich annehmen; vorher erscheint der Hinweis „Bitte bestätigen Sie die AGB, um das Angebot annehmen zu können.“ (bei Du-Anrede „Bitte bestätige die AGB, …“). Mehr dazu unter Annahme-Link.
• In der Angebots-E-Mail: beim Versand optional über den Schalter „AGB anhängen: [Dateiname]“ (standardmäßig aus). Die AGB wird als echtes PDF angehängt, nicht als Link im Text.

Abmelde-Hinweis in Follow-ups

In der Karte Abmelde-Hinweis in Follow-ups (Reiter E-Mail) steuerst du, ob deine automatischen Nachfass-Mails einen dezenten Abmelde-Hinweis enthalten. Untertitel: „Fügt am Ende deiner Follow-up-E-Mails einen dezenten Hinweis hinzu.“ Der Schalter Abmelde-Hinweis anzeigen ist standardmäßig aktiviert, empfohlen, damit Empfänger weitere Erinnerungen zu einem Angebot einfach ablehnen können.

Empfänger sehen am Ende automatischer Follow-up-Mails einen kurzen Hinweis:

„Keine weiteren Erinnerungen zu diesem Angebot erhalten? Hier abmelden.“

Der Hinweis erscheint nur in automatischen Follow-up-/Sequenz-Mails, nicht in der ersten Angebots-Mail, die du selbst versendest.

Der Link führt zur Seite Erinnerungen abbestellen. Nach Ja, abmelden sieht der Empfänger „Du erhältst keine weiteren Erinnerungen zu diesem Angebot.“ Die Abmeldung gilt nur für dieses eine Angebot: Flino pausiert dessen Sequenz mit dem Grund Empfänger abgemeldet, und sie lässt sich danach nicht wieder starten oder durch eine andere Sequenz ersetzen. Antworten, die du selbst schreibst, bleiben möglich.

Hinweis: Wenn du den Abmelde-Hinweis deaktivierst, bist du selbst dafür verantwortlich, dass deine Follow-up-E-Mails den rechtlichen Anforderungen entsprechen.

Transparenzhinweis und Datenschutzerklärung auf der Annahme-Seite

Die öffentliche Annahme-Seite trägt am Ende einen Transparenzhinweis, der deine Organisation als Verantwortlichen nennt: „Aufrufe dieser Seite und Interaktionen mit dem Angebot (z. B. das Öffnen von Dokumenten) werden im Auftrag von [Organisation] verarbeitet, um den Angebotsprozess nachzuvollziehen.“

In der Karte Datenschutzerklärung (öffentliche Angebotsseite) (Reiter Sales Room) hinterlegst du die URL deiner Datenschutzerklärung (nur https-Adressen). Dann verlinkt die Annahme-Seite sie im Hinweis als Datenschutzhinweise. So können deine Empfänger nachlesen, wie du mit ihren Daten umgehst.

Auftragsverarbeitung (AVV)

Für die Daten deiner Kunden, die du in Flino verarbeitest, ist deine Organisation Verantwortlicher und Flino Auftragsverarbeiter. Die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO findest du unter flino.io/avv; die AGB von Flino verweisen darauf.

Deine Zustimmung zu AGB und Datenschutzerklärung

Bei der Registrierung bestätigst du „Ich akzeptiere die AGB und habe die Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen.“ Ändern sich AGB oder Datenschutzerklärung, fragt Flino beim nächsten Öffnen der App auf der Seite Aktuelle Bedingungen bestätigen erneut nach. Weiter geht es erst mit Bestätigen und fortfahren; alternativ kannst du dich dort Abmelden.

Auskunft, Export und Löschung deiner Daten

Einen Datenexport oder das Löschen deines Kontos gibt es in der App nicht zum Selbermachen. Beides erledigt das Flino-Team auf Anfrage an [email protected]. Eine eigene Organisation löschen kannst du in der App nur, wenn du mehr als eine hast, siehe Organisation.