Rechtliches & DSGVO

Damit deine E-Mails und Annahmeseiten den rechtlichen Anforderungen entsprechen, pflegst du drei Dinge in den Einstellungen → E-Mail: deinen Absender & Impressum, optional deine AGB und den Abmelde-Hinweis für Follow-up-Mails.

Absender & Impressum

In der Sektion Absender & Impressum hinterlegst du deine rechtlich erforderlichen Absenderdaten. Untertitel: „Diese Daten werden an jede E-Mail angehängt (rechtlich erforderlich)”. Sie werden als Signatur an jede ausgehende E-Mail angehängt und auf der Annahmeseite verwendet.

Pflichtfelder (mit * markiert):

• Vorname, Nachname
• E-Mail, Telefon
• Straße, PLZ, Ort, Land

Optionale Felder:

• Rolle / Position, Firmenname
• USt-IdNr., Steuernummer (die USt-IdNr. wird bevorzugt angezeigt, falls vorhanden)
• Registergericht, Registernummer, Register-Ort
• E-Mail-Logo — wird in der E-Mail-Signatur angezeigt (max. 40px Höhe, max. 2 MB)

Speichern über Impressum speichern.

Wichtig: Solange Pflichtfelder fehlen, ist der E-Mail-Versand blockiert. Die Sektion zeigt dann „E-Mail-Versand blockiert: Fülle alle Pflichtfelder aus.” und listet die fehlenden Felder. Versuchst du trotzdem zu senden, meldet Flino „Impressum unvollständig – N Pflichtfelder fehlen” und springt zurück zur Impressum-Form. Fülle die Pflichtfelder vollständig aus, bevor du dein erstes Angebot versendest.

AGB hochladen

In der Sektion AGB / Allgemeine Geschäftsbedingungen lädst du deine AGB als PDF hoch. Untertitel: „Lade deine AGB als PDF hoch. Du kannst sie beim Angebotsversand optional als Anhang beifügen.”

• Format: nur PDF, maximal 10 MB
• Buttons: PDF hochladen bzw. Ersetzen / Entfernen (es gibt genau eine AGB pro Organisation — ein neuer Upload ersetzt die alte)
• Bestätigungen: Toast „AGB gespeichert” bzw. „AGB entfernt”

Sobald eine AGB hinterlegt ist, erscheint sie an zwei Stellen:

• Auf der Annahmeseite — im Abschnitt Dokumente als Download-Link. Zusätzlich muss der Empfänger eine Pflicht-Checkbox bestätigen: „Ich habe die AGB zur Kenntnis genommen und stimme ihnen zu.” Erst danach lässt sich das Angebot verbindlich annehmen; vorher erscheint der Hinweis „Bitte bestätigen Sie die AGB, um das Angebot annehmen zu können.” Mehr dazu unter Annahme-Link.
• In der Angebots-E-Mail — beim Versand optional über den Schalter „AGB anhängen: [Dateiname]” (standardmäßig aus). Die AGB wird als echtes PDF angehängt, nicht als Link im Text.

Abmelde-Hinweis in Follow-ups

In der Sektion Abmelde-Hinweis in Follow-ups steuerst du, ob deine automatischen Nachfass-Mails einen dezenten Abmelde-Hinweis enthalten. Untertitel: „Fügt am Ende deiner Follow-up-E-Mails einen dezenten Hinweis hinzu.” Der Schalter Abmelde-Hinweis anzeigen ist standardmäßig aktiviert — empfohlen, damit Empfänger weitere Erinnerungen zu einem Angebot einfach ablehnen können.

Empfänger sehen am Ende automatischer Follow-up-Mails einen kurzen Hinweis in der Art:

„Keine weiteren Erinnerungen zu diesem Angebot erhalten? Hier abmelden: …”

Der Hinweis erscheint nur in automatischen Follow-up-/Sequenz-Mails — nicht in der ersten Angebots-Mail, die du selbst versendest.

Hinweis: Wenn du den Abmelde-Hinweis deaktivierst, bist du selbst dafür verantwortlich, dass deine Follow-up-E-Mails den rechtlichen Anforderungen entsprechen.

Transparenzhinweis und Datenschutzerklärung auf der Annahme-Seite

Die öffentliche Annahme-Seite trägt einen Transparenzhinweis, der deine Organisation als Verantwortlichen nennt: Aufrufe der Seite und Interaktionen mit dem Angebot werden im Auftrag deiner Organisation verarbeitet.

In Einstellungen → E-Mail findest du dazu die Sektion Datenschutzerklärung (öffentliche Angebotsseite): Hinterlege dort die URL deiner Datenschutzerklärung, dann verlinkt die Annahme-Seite sie direkt im Hinweis. So können deine Empfänger nachlesen, wie du mit ihren Daten umgehst.