Vorlagen verwalten

Unter Vorlagen verwaltest du wiederverwendbare E-Mail-Texte. Die Page ist als zentrale Bibliothek angelegt, du kannst dort Vorlagen anlegen, bearbeiten, duplizieren und löschen.

Wo du Vorlagen findest

Klick links in der Navigation auf Vorlagen. Untertitel der Seite: „E-Mail-Vorlagen für verschiedene Situationen.”

Vorlage anlegen

1. Klick auf Neue Vorlage erstellen.
2. Vergib einen Namen.
3. Schreibe Subject und Body.
4. Speichern.

Toast „Vorlage erstellt”.

Vorlage bearbeiten / duplizieren / löschen

In der Liste pro Eintrag:

• Bearbeiten öffnet den Editor erneut → Toast „Vorlage aktualisiert”
• Duplizieren kopiert die Vorlage als Ausgangsbasis → Toast „Vorlage dupliziert”
• Löschen entfernt die Vorlage → Modal „Vorlage löschen?” → Toast „Vorlage gelöscht”

![Screenshot: Liste der Vorlagen mit Aktionen](TODO)

Wann du Vorlagen brauchst

Vorlagen lohnen sich besonders, wenn du wiederkehrende Situationen hast, die immer ähnlich klingen sollen:

• Standard-Bestätigung nach Annahme
• Standard-Antwort auf typische Rückfragen
• Eigener Wording-Standard, den du als „Manuelles Template” oder „Template mit Variablen” in einen Sequenzschritt einsetzt

Wo du Vorlagen verwenden kannst

Vorlagen werden an zwei Stellen ausgespielt — und an einer wichtigen Stelle bewusst nicht:

Im Antwort-Composer als Tab „Vorlage”

Wenn du auf eine Kundenantwort reagierst und den Composer öffnest, gibt es einen eigenen Tab Vorlage:

1. Tab Vorlage öffnen.
2. Eine Vorlage aus der Liste auswählen.
3. Auf Nachricht anwenden — Subject und Body werden in den Composer übernommen, vorhandene Platzhalter werden mit den Kontakt-/Angebotsdaten ersetzt.

In Sequenzschritten

Im Sequenz-Editor kannst du eine Vorlage als „Template mit Variablen” oder „Manuelles Template” hinterlegen — siehe Follow-up-Sequenzen.

Nicht beim Erstversand eines Angebots

Beim Versand-Dialog (Angebot senden) gibt es keinen Vorlagen-Tab. Erstmails werden grundsätzlich aus dem KI-Begleittext gebaut. Wenn du dort einen festen Wording-Standard willst, leg ihn als ersten Schritt einer Sequenz an.

Variablen für Annahme- und Terminbuchungs-Links

In manuellen Vorlagen und im Sequenz-Modus „Mein Text + KI-Ergänzung” kannst du vier optionale Variablen einsetzen, die Flino beim Versand automatisch füllt:

Variable	Ergebnis
{{offer_acceptance_link}}	Reine URL zur Online-Annahme des Angebots
{{offer_acceptance_cta_block}}	Vollständiger Satz inkl. Annahme-Link (Sprache/Ton automatisch)
{{booking_link}}	Reine URL deines Terminbuchungstools (z. B. Calendly, Cal.com)
{{booking_cta_block}}	Vollständiger Satz inkl. Buchungslink (Sprache/Ton automatisch)

Beide Gruppen sind standardmäßig deaktiviert (aus Sicherheitsgründen). Du schaltest sie in den Einstellungen → E-Mail frei:

• Akzeptanzlink in Templates verfügbar machen — aktiviert die beiden offer_acceptance_*-Variablen.
• Buchungslink — Toggle plus eine hinterlegte HTTPS-URL zu deinem Buchungstool (nur HTTPS wird akzeptiert).

Solange die jeweilige Gruppe deaktiviert ist — oder beim Buchungslink keine gültige URL hinterlegt ist — bleiben die Variablen beim Versand leer. Sie werden ersatzlos entfernt, nie als roher {{…}}-Text verschickt.

Der echte Annahme-Link wird pro Angebot beim Versand erzeugt; im Editor siehst du nur einen Demo-Platzhalter. Das ist unabhängig vom Schalter Online-Annahme-Link automatisch einfügen (Einstellungen → E-Mail), der den Annahme-Link nur in die erste KI-Mail einbaut — siehe Einstellungen.

Empty State

Solange du keine Vorlagen angelegt hast, siehst du die Meldung „Keine Vorlagen vorhanden — Erstelle deine erste E-Mail-Vorlage”.

Häufige Fehlerfälle

Problem	Lösung
„Fehler beim Löschen der Vorlage”	Erneut versuchen oder Seite neu laden
„Fehler beim Duplizieren der Vorlage”	Erneut versuchen
Versand-Dialog zeigt keinen Vorlagen-Tab	So gewollt — Erstversand nutzt den KI-Begleittext, nicht die Vorlagen-Bibliothek