Zoho Books anbinden

Mit der Zoho-Books-Anbindung schreibst du Angebote weiter in Zoho Books. Sobald du ein Angebot dort als gesendet markierst, übernimmt Flino es samt PDF und kümmert sich um das Nachfassen. Was in Flino passiert, landet wieder in Zoho Books: Versendest du das Angebot aus Flino, gewinnst oder verlierst du es, trägt Flino das am Angebot in Zoho nach.

Die Anbindung gilt für Zoho Books. Zoho CRM ist ein eigenes Produkt mit eigener Schnittstelle und wird davon nicht erfasst; dafür bleibt der Weg über den Webhook-Import.

Voraussetzungen

• Ein Konto bei Zoho Books. Hast du dort mehrere Organisationen, verbindet Flino die, die in Zoho als Standard eingestellt ist.
• Die Rolle Inhaber oder Admin in deiner Flino-Organisation. Alle anderen sehen in der Karte den Hinweis „Nur Organisations-Admins können die Zoho Books-Anbindung verwalten.“

Die Anbindung ist in allen Flino-Tarifen enthalten. Jedes aus Zoho Books übernommene Angebot belegt aber einen Platz in deinem Angebots-Kontingent, genau wie ein in Flino angelegtes (siehe Abrechnung).

Verbinden

1. Geh zu Einstellungen → Integrationen, Karte Zoho Books.
2. Klick auf Mit Zoho Books verbinden.
3. Zoho öffnet seine Anmeldeseite. Melde dich mit deinem Zoho-Konto an und erlaube Flino den Zugriff. Flino bekommt dabei kein Passwort zu sehen.
4. Danach bist du wieder in Flino. Die Karte zeigt Verbunden und unter Konto den Namen deiner Zoho-Organisation.

Flino fragt Zugriff auf drei Bereiche an: Angebote (lesen, Status setzen, Kommentare schreiben), Kunden (nur lesen) und Einstellungen. Die Einstellungen braucht Flino, um in Zoho eine Benachrichtigung bei neuen und geänderten Angeboten einzurichten und beim Trennen wieder zu entfernen. In welchem Zoho-Rechenzentrum dein Konto liegt, zum Beispiel EU oder USA, erkennt Flino bei der Anmeldung selbst.

Abgleich

Flino gleicht alle 15 Minuten mit Zoho Books ab. Mit Jetzt abgleichen holst du neue und geänderte Angebote sofort. In der Karte siehst du Letzte Übertragung und Letzter Abgleich.

Beim Verbinden versucht Flino außerdem, in Zoho eine Benachrichtigung bei Änderungen einzurichten. Das setzt einen Zoho-Tarif mit Workflow-Regeln voraus. Fehlen sie, zeigt die Karte: „Sofort-Meldung neuer Angebote ist in deinem Zoho Books-Tarif nicht verfügbar. Flino gleicht stattdessen alle 15 Minuten ab, mit ‚Jetzt abgleichen‘ auch sofort.“ Das ist kein Fehler, die Angebote kommen dann über den Abgleich.

Was Flino aus Zoho Books übernimmt

Flino übernimmt ein Angebot, sobald es in Zoho Books nicht mehr Entwurf ist, also ab Als gesendet markieren. Entwürfe bleiben in Zoho, ihr PDF trägt dort noch das Band „Entwurf“. Angebote, die in Zoho schon angenommen oder abgelehnt sind, übernimmt Flino nicht neu.

Beim Verbinden holt Flino keinen Altbestand. Übernommen werden Angebote, die nach dem Verbinden angelegt oder geändert werden. Ein älteres Angebot kommt also erst, wenn du es in Zoho noch einmal änderst.

Aus jedem Angebot übernimmt Flino:

• den Titel im Format Angebotsnummer – Firma – Datum, zum Beispiel „EST-000007 – Panther GmbH – 07.10.2026“
• Angebotsnummer, Gültig bis und Betrag, je nach Einstellung netto oder brutto
• die Positionen als Zusammenfassung im Angebotstext (bis zu 1.000 Zeichen), nicht als einzelne Positionen
• Firma und Kontakt: Die Firma ist der Firmenname des Zoho-Kunden; bei Privatkunden ohne Firmennamen legt Flino keine Firma an. Kontakt ist der erste Ansprechpartner am Angebot mit E-Mail-Adresse, sonst der Hauptansprechpartner des Kunden. Anrede und Telefonnummer liest Flino aus dem Kundendatensatz in Zoho. Vorhandene Kontakte und Firmen ordnet Flino über E-Mail-Adresse und Firmennamen zu und füllt dort nur leere Felder, ohne Bestehendes zu überschreiben.
• das PDF des Angebots. Lässt es sich gerade nicht abrufen, legt Flino das Angebot ohne Datei an und lädt das PDF später nach.

Das Angebot erscheint in Flino als Entwurf, in der Angebotsliste mit dem Status Neu und dem Hinweis Aus Zoho Books importiert. Unterstützt werden die Währungen EUR, USD und CHF; ein Angebot in einer anderen Währung übernimmt Flino nicht, der Auftrag erscheint dann als fehlgeschlagen.

Gibt es in deiner Flino-Organisation schon ein Angebot mit derselben Angebotsnummer, legt Flino kein zweites an. Das bestehende Angebot bleibt unverändert.

Änderungen in Zoho Books

Ändert sich ein übernommenes Angebot in Zoho, zieht Flino es nach, solange du es in Flino noch nicht versendet hast. Danach bleibt das Flino-Angebot, wie es ist.

Löschst du ein übernommenes Angebot in Flino und es ändert sich danach in Zoho, übernimmt Flino es erneut.

Wird ein übernommenes Angebot in Zoho angenommen oder abgelehnt, pausiert Flino das Nachfassen, schreibt eine Notiz an das Angebot und benachrichtigt dich in der App. Ein in Zoho schon abgerechnetes Angebot zählt dabei als angenommen. Den Status in Flino setzt du selbst, Flino ändert ihn nicht. Läuft ein Angebot in Zoho ab, vermerkt Flino das nur.

Mehrere Mitarbeiter, ein Zoho-Konto

Schreiben mehrere Mitarbeiter ihre Angebote im selben Zoho Books und hat jeder einen eigenen Flino-Arbeitsbereich, verbindet jeder Zoho Books in seinem Arbeitsbereich. Unter Einstellungen in der Karte wählt jeder bei Vertriebsmitarbeiter sich selbst aus. Flino übernimmt dann nur neue Angebote, in denen in Zoho genau dieser Vertriebsmitarbeiter eingetragen ist.

• Alle (Standard) übernimmt jedes Angebot, egal wer eingetragen ist.
• Ist ein Name gewählt, übernimmt Flino Angebote ohne Eintrag im Feld „Vertriebsmitarbeiter“ nicht.
• Schon übernommene Angebote zieht Flino weiter nach, auch wenn du den Filter später änderst.

Die Namen zur Auswahl lernt Flino aus deinen Angeboten. Namen aus Zoho Books laden liest sie aus den neuesten Angeboten, außerdem merkt sich jeder Abgleich neue Namen. Fehlt ein Name, steht er auf keinem der neuesten Angebote; er erscheint, sobald ein Angebot mit ihm übernommen oder geändert wird.

Was Flino nach Zoho Books zurückschreibt

In Flino	In Zoho Books
Angebot versendet	Das Angebot wird auf gesendet gesetzt, dazu ein Kommentar, etwa „Flino: Angebot am 07.10.2026 um 19:30 Uhr an [email protected] versendet.“
Angebot gewonnen	Das Angebot wird angenommen, dazu ein Kommentar
Angebot verloren	Das Angebot wird abgelehnt, dazu ein Kommentar mit Grund und Notiz aus Flino

Die Kommentare beginnen mit „Flino:“ und sind intern, dein Kunde sieht sie nicht. Für einzelne Nachfass-Mails schreibt Flino keine Kommentare.

Eine Entscheidung, die schon in Zoho getroffen wurde, überschreibt Flino nie. Weicht sie von Flino ab, hinterlässt Flino nur einen Kommentar mit der Bitte, den Status zu prüfen.

Testlauf

Jede neue Verbindung startet im Testlauf. Dann liest Flino aus Zoho Books, schreibt aber nichts zurück, auch keinen Kommentar. Die Karte zeigt dazu „Testlauf ist an: Flino liest aus Zoho Books, schreibt aber nichts zurück. Ausschalten kannst du ihn unten in den Einstellungen.“ Unter Letzte Aktivität tragen die betroffenen Aufträge den Hinweis Testlauf – nicht übertragen.

Wenn Übernahme und Rückmeldung so laufen, wie du es erwartest, schalte unter Einstellungen den Testlauf aus und klick auf Speichern.

Einstellungen

Die Einstellungen gelten für alle Angebote aus dieser Verbindung.

• Betrag: Netto (Standard) oder Brutto
• Vertriebsmitarbeiter: Alle (Standard) oder ein Name, siehe oben
• Testlauf: siehe oben, standardmäßig an

Letzte Aktivität

Unter Letzte Aktivität siehst du die letzten 20 Aufträge zwischen Zoho Books und Flino: Angebot übernehmen, PDF nachladen, Versand zurückmelden und Ergebnis zurückmelden, jeweils mit Status. Übersprungen heißt, dass Flino das Angebot bewusst nicht übernommen hat, etwa weil es in Zoho noch Entwurf ist, einem anderen Vertriebsmitarbeiter gehört oder die Angebotsnummer schon vergeben ist.

Ist ein Auftrag Fehlgeschlagen oder Aufgegeben, holst du ihn mit Erneut versuchen zurück, zum Beispiel nachdem dein Angebots-Kontingent wieder Platz hat. Über Angebot öffnen springst du zum Angebot in Flino.

Verbindung testen, erneuern, trennen

• Verbindung testen prüft, ob Zoho den Zugriff noch akzeptiert.
• Zeigt die Karte Verbindung gestört, hat Zoho den Zugriff zurückgewiesen. Verbinde dann mit Neu verbinden und melde dich erneut bei Zoho an. Verbindest du dabei ein anderes Zoho-Konto, setzt Flino die Auswahl beim Vertriebsmitarbeiter zurück.
• Trennen löscht die gespeicherten Zugangsdaten und entfernt die Benachrichtigung in Zoho. Bereits übernommene Angebote bleiben in Flino erhalten, neue kommen nicht mehr dazu.

Nach dem Trennen nutzt Flino den Zugang nicht mehr. In deinem Zoho-Konto steht Flino trotzdem noch bei den verbundenen Anwendungen; dort kannst du den Zugriff zusätzlich entfernen.

Grenzen

• Nur Zoho Books, nicht Zoho CRM.
• Positionen kommen als Text, nicht als einzelne Positionen mit Menge und Preis.
• Nur EUR, USD und CHF.
• Kein Altbestand beim Verbinden.
• Eine Zoho-Books-Verbindung je Flino-Organisation.
• Entscheidungen in Zoho übernimmt Flino nicht als Status; es pausiert das Nachfassen und gibt dir Bescheid.