Elektronische Signatur

Flino nimmt Angebote nativ und elektronisch an: Dein Kunde bestätigt direkt auf der Annahme-Seite, ohne externes Signatur-Tool und ohne Login. Je nach Einstellung reicht ein Klick, oder dein Kunde trägt seinen Namen ein und zeichnet eine Unterschrift direkt im Browser.

Teil der bezahlten Pläne: Die Name- und Unterschrift-Modi gehören zu den bezahlten Plänen (Pro und Team). Im Free-Plan bleibt es bei der einfachen Ein-Klick-Annahme; die Einstellungen siehst du dort gesperrt mit dem Hinweis In den bezahlten Plänen enthalten.

Rechtlicher Rahmen

Die Annahme erfolgt als einfache elektronische Signatur. Flino prüft dabei nicht die Identität deines Kunden (keine Ausweis- oder Zwei-Faktor-Prüfung). Für die alltägliche Angebotsannahme im B2B ist das der übliche und praktikable Weg. Für Fälle, die eine qualifizierte elektronische Signatur verlangen, ist Flino nicht gedacht.

In den Modi mit Name sieht dein Kunde auf der Annahme-Seite die feste Erklärung „Ich nehme das vorliegende Angebot verbindlich an.“ und den Hinweis „Diese Annahme erfolgt als einfache elektronische Signatur. Es findet keine Identitätsprüfung statt.“ Liegt dem Angebot eine PDF bei, lautet die Erklärung „Ich nehme das vorliegende Angebot gemäß dem bereitgestellten Angebotsdokument (PDF) verbindlich an.“; die PDF ist dann im Entscheidungsbereich noch einmal verlinkt.

Die vier Modi

Den Modus stellst du in Einstellungen → Sales Room → Annahme & Signatur im Feld Modus ein und übernimmst ihn mit Speichern. Er gilt für alle Angebote deiner Organisation:

Modus	Was dein Kunde tut
Nur Annahme (ohne Name)	bestätigt per Klick
Name + Checkbox	trägt seinen vollständigen Namen ein und bestätigt
Name + optionale Unterschrift	Name ist Pflicht, die gezeichnete Unterschrift optional
Name + Pflicht-Unterschrift	Name und gezeichnete Unterschrift sind Pflicht

Der Standard für neue Organisationen ist Name + Checkbox.

Zusätzliche Pflichtfelder

In den Modi mit Name kannst du zwei weitere Angaben verpflichtend machen:

• Firma verpflichtend: Dein Kunde muss zusätzlich seine Firma angeben.
• Funktion verpflichtend: Dein Kunde muss zusätzlich seine Funktion angeben.

Eine E-Mail-Adresse kann dein Kunde immer freiwillig hinterlegen. Der Annehmen-Button wird erst aktiv, wenn alle Pflichtfelder gefüllt sind.

Unterschreiben im Browser

Ist ein Unterschrift-Modus aktiv, erscheint ein Zeichenfeld. Dein Kunde unterschreibt direkt mit Maus, Trackpad oder Finger. Kein Upload, keine App, kein Ausdruck.

Nachweis: Bestätigungsmail mit PDF

Mit dem Schalter Bestätigungsmail an den Kunden (standardmäßig an) bekommt dein Kunde nach jeder Annahme eine Bestätigung per E-Mail, an die Adresse des Kontakts oder an die Adresse, die er beim Annehmen angegeben hat. Bei Annahme mit Name hängt das Nachweis-PDF (annahmebestaetigung.pdf) an. Darin stehen Name, Zeitpunkt und die akzeptierte Erklärung, bei gezeichneter Annahme auch die Unterschrift. Das Angebots-PDF liegt ebenfalls bei, sofern es höchstens 8 MB groß ist.

Alle Mitglieder deiner Organisation bekommen ebenfalls eine E-Mail. Bei Annahme mit Name steht darin der Name, mit dem angenommen wurde, und dasselbe Nachweis-PDF hängt an. Ist das PDF im Moment der Annahme noch nicht fertig, schickt Flino es kurz danach in einer eigenen E-Mail nach.

Die Annahme gilt unabhängig von diesen Mails in dem Moment, in dem dein Kunde bestätigt. Die angenommene Angebotsversion wird dabei eingefroren, sodass der Nachweis eindeutig auf genau dieses Dokument verweist. Erstellst du danach eine neue Version, bleibt die angenommene unverändert erhalten.

Was danach passiert

Wie bei jeder Annahme setzt Flino das Angebot auf Gewonnen, beendet eine laufende Follow-up-Sequenz und legt ein Ereignis in der Aktivitäts-Timeline an. Den kompletten Ablauf und wie der Annahme-Link entsteht, findest du unter Annahme-Link.