Angebots-Import (Serienimport)

Mit dem Angebots-Import legst du Angebote aus vorhandenen PDFs an, statt sie manuell zu tippen. Flino liest die PDFs per KI aus (Firma, Kontakt, E-Mail, Betrag …), du prüfst und ergänzt die Daten und übernimmst sie als Angebote. Erreichbar links über Import.

Für die manuelle Einzelerfassung siehe Angebot erstellen. Der Posteingang ist etwas anderes: dort landen unzugeordnete eingehende E-Mails, keine importierten PDFs.

PDFs importieren

Klick auf der Import-Seite (Überschrift „Angebots-Import”) auf PDFs importieren. Im Dialog Angebote erfassen wählst du:

• PDFs hochladen — ein oder mehrere Angebots-PDFs vom Gerät (max. 20 Dateien, je max. 20 MB, nur PDF).
• Aus Google Drive auswählen — ein einzelnes PDF aus Google Drive („einmalig”; setzt eine Google-Verbindung voraus, siehe Gmail und Google verbinden).
• Manuell anlegen — führt zur normalen Angebotserstellung.

Nach dem Import analysiert Flino die PDFs automatisch. Die Liste aktualisiert sich; mit Aktualisieren lädst du sie bei Bedarf manuell neu.

Prüfen und übernehmen

Jede importierte Zeile bekommt einen Status:

• Wird analysiert… — KI-Extraktion läuft
• Bereit — Daten erkannt, inkl. gültiger E-Mail
• E-Mail fehlt — bitte vor dem Sequenzstart ergänzen
• Fehler — Analyse fehlgeschlagen, mit Erneut versuchen

Über die Filter (Alle, Bereit, E-Mail fehlt, Wird analysiert, Fehler) und die Suche (Firma, E-Mail, Datei) behältst du den Überblick. Mit Prüfen öffnest du eine Zeile, kontrollierst die extrahierten Felder und legst daraus ein Angebot an.

Beim Übernehmen sind zwei Angaben Pflicht und starten bewusst ohne Vorauswahl („Bitte wählen”): der Versandstatus (wurde das Angebot schon versendet?) und der Pipeline-Status (wo steht dieses Angebot gerade?). Fehlt eine der beiden, zeigt der Dialog „Versandstatus fehlt” beziehungsweise „Pipeline-Status fehlt”.

Flino erkennt u. a. Firma, Ansprechpartner, E-Mail, Anrede, Betrag/Währung, Angebotsnummer und Gültigkeit — und zwar für den Empfänger, nicht den Absender. Eine Confidence-Angabe zeigt, wie sicher die Extraktion war.

Dubletten bereinigen

Owner und Admins sehen bei mehreren Einträgen den Button Dubletten bereinigen — er entfernt doppelt importierte PDFs (gleiche Datei) aus der Liste.

Gut zu wissen

• Die KI-Analyse der PDFs ist kostenlos, sie verbraucht keine Credits. Damit der Import fair bleibt, gilt ein großzügiges Volumen-Limit von 500 Dateien innerhalb von 24 Stunden je Organisation.
• Der Google-Drive-Import ist einmalig pro Datei — einen automatischen Ordner-Sync gibt es aktuell nicht.
• Eine gültige E-Mail-Adresse ist Voraussetzung, um direkt eine Follow-up-Sequenz zu starten.