Angebots-Import (Serienimport)

Mit dem Angebots-Import legst du Angebote aus vorhandenen PDFs an, statt sie manuell zu tippen. Flino liest die PDFs per KI aus (Firma, Kontakt, E-Mail, Betrag …), du prüfst und ergänzt die Daten und übernimmst sie als Angebote. Erreichbar links über Import.

Für die manuelle Einzelerfassung siehe Angebot erstellen. Der Posteingang ist etwas anderes: dort landen E-Mails, die du per Gmail-Label oder Outlook-Kategorie an Flino übergibst, keine importierten PDFs.

PDFs importieren

Klick auf der Import-Seite (Überschrift „Angebots-Import“) auf PDFs importieren. Im Dialog Angebote erfassen wählst du:

• PDFs hochladen: ein oder mehrere Angebots-PDFs vom Gerät (max. 20 Dateien, je max. 20 MB, nur PDF), danach Import starten.
• Aus Google Drive auswählen: ein einzelnes PDF aus Google Drive („einmalig“; setzt eine Google-Verbindung voraus, siehe Gmail und Google verbinden).
• Manuell anlegen: führt zur normalen Angebotserstellung.

Nach dem Import analysiert Flino die PDFs automatisch. Die Liste aktualisiert sich alle 5 Sekunden von selbst; mit Aktualisieren lädst du sie sofort neu.

Lädst du eine Datei hoch, aus der schon ein Angebot entstanden ist, überspringt Flino sie und weist darauf hin, dass sie bereits importiert und in ein Angebot umgewandelt wurde.

Prüfen und übernehmen

Jede importierte Zeile zeigt Dateiname, erkannte Firma, E-Mail, Betrag und eine Confidence-Angabe, dazu einen Status:

• Wird analysiert…: KI-Extraktion läuft
• Bereit: Daten erkannt, inkl. gültiger E-Mail
• E-Mail fehlt: keine gültige E-Mail erkannt, bitte vor dem Sequenzstart ergänzen
• Fehler: Analyse fehlgeschlagen

Bei Fehler und bei Analysen, die länger als zwei Minuten hängen, erscheint in der Zeile Erneut versuchen.

Über die Filter (Alle, Bereit, E-Mail fehlt, dazu Wird analysiert und Fehler, sobald es solche Zeilen gibt) und die Suche (Firma, E-Mail, Datei) behältst du den Überblick. Mit Prüfen öffnest du eine Zeile im Dialog Angebot prüfen & vervollständigen, kontrollierst die extrahierten Felder und legst mit Angebot anlegen daraus ein Angebot an. Solange die Analyse läuft, ist Prüfen gesperrt, es sei denn, sie hängt schon länger als zwei Minuten.

Im Dialog hilft Flino so:

• Fehlen Angaben, weist ein Hinweis darauf hin: „Einige Informationen konnten nicht automatisch erkannt werden. Bitte überprüfen Sie die markierten Felder.“
• Konnte die KI die Felder nicht befüllen, erscheint das Banner KI-Analyse fehlgeschlagen. Du startest die Analyse mit Analyse neu starten erneut oder trägst die Daten selbst ein. Analyse neu starten bietet der Dialog auch an, wenn eine Analyse hängt („Analyse dauert ungewöhnlich lange“).
• Bei Status Fehler zeigt der Dialog „Analyse fehlgeschlagen“; die Daten kannst du trotzdem manuell eingeben.
• Weicht ein Feld vom PDF ab, holst du den erkannten Wert mit Aus PDF übernehmen zurück.
• Die erkannte Adresse steht als Firmenadresse (bzw. Kundenadresse) im Dialog und lässt sich bearbeiten.
• Gibt es die Firma schon (gleicher Name), wählt Flino sie aus. Legst du einen Kontakt an, dessen E-Mail schon existiert, wählt Flino den vorhandenen Kontakt aus: „Kontakt mit dieser E-Mail existiert bereits und wurde ausgewählt.“
• Mit Sequenz sofort starten wählst du eine Follow-up-Sequenz (Vorschau über Ansehen, neue Sequenz über Neu). Dafür braucht der Kontakt eine gültige E-Mail.

Beim Übernehmen ist der Versandstatus Pflicht und startet bewusst ohne Vorauswahl: Nicht gesendet oder Gesendet (wurde das Angebot schon versendet?). Bei Gesendet fragt Flino zusätzlich das Datum ab (Gesendet am, vorbelegt mit heute). Fehlt die Wahl, zeigt der Dialog „Versandstatus fehlt — wurde das Angebot schon versendet?“. Der Pipeline-Status ist mit Offen vorbelegt; zur Wahl stehen außerdem In Verhandlung, Gewonnen, Verloren und Abgelaufen.

Flino erkennt u. a. Firma, Ansprechpartner, E-Mail, Anrede, Betrag/Währung, Angebotsnummer, Gültigkeit, Leistungsbeschreibung und Adresse, und zwar für den Empfänger, nicht den Absender. Die Confidence-Angabe zeigt, wie sicher die Extraktion war.

Angebots-Kontingent

Jedes übernommene Angebot belegt einen Platz im Angebots-Kontingent, auch wenn du ein älteres, schon verschicktes Angebot mit Gesendet importierst. Ist das Kontingent aufgebraucht, legt Flino das Angebot nicht an und meldet: „Dein Angebotskontingent für diesen Monat ist aufgebraucht. Es erneuert sich mit dem nächsten Abrechnungszeitraum. Mehr Kontingent gibt es mit einem höheren Plan.“ Die Zeile bleibt im Import stehen. Löschst du ein nie versendetes Angebot wieder, wird sein Platz frei.

Dubletten bereinigen

Owner und Admins sehen bei mehreren Einträgen den Button Dubletten bereinigen. Er entfernt doppelt importierte PDFs (gleiche Datei) aus der Liste.

Gut zu wissen

• Die KI-Analyse der PDFs ist kostenlos und wird nicht auf dein Kontingent angerechnet. Angerechnet wird erst das Anlegen des Angebots (siehe oben).
• Der Google-Drive-Import ist einmalig pro Datei. Einen automatischen Ordner-Sync gibt es aktuell nicht.
• PDFs ohne Textebene (reine Scans) kann Flino nicht auslesen. Die Felder trägst du dann im Prüfen-Dialog selbst ein.
• Eine gültige E-Mail-Adresse ist Voraussetzung, um direkt eine Follow-up-Sequenz zu starten.

Häufige Fehlerfälle

Problem	Lösung
PDF bleibt auf „Wird analysiert…“	Nach zwei Minuten erscheint in der Zeile Erneut versuchen; im Prüfen-Dialog steht Analyse neu starten
„E-Mail fehlt“	Im Prüfen-Dialog die Kontakt-E-Mail ergänzen
Banner „KI-Analyse fehlgeschlagen“	Analyse neu starten oder die Felder selbst ausfüllen
„Dein Angebotskontingent für diesen Monat ist aufgebraucht.“	Auf einen größeren Tarif wechseln oder den nächsten Abrechnungszeitraum abwarten, siehe Abrechnung