KI-Aktionen und Freigaben

Mit den KI-Aktionen beantwortet „Frag Flino“ nicht nur Fragen, sondern erledigt auch Handgriffe für dich. Du schreibst oder sagst zum Beispiel „Pausiere die Nachfassung für Müller, der Kunde ist im Urlaub“, und Flino legt dir die passende Aktion als Karte in den Chat. Ein Klick auf Ausführen, und die Aktion ist erledigt.

Dieselben Aktionen können auch externe KI-Assistenten wie Claude oder ChatGPT nutzen, wenn du sie über den KI-Connector verbindest und den Schreibzugriff einschaltest.

Voraussetzungen

• Tarif Pro oder Team. Im Free-Tarif steht in Einstellungen → Integrationen stattdessen die Karte KI-Steuerung mit dem Hinweis „KI-Steuerung ist in deinem Plan nicht enthalten.“
• Freischaltung für deine Organisation. Die übernimmt Flino. Fehlen dir trotz Pro- oder Team-Tarif der Menüpunkt Freigaben und die Aktionskarten im Chat, melde dich beim Support.
• Inhaber oder Admin der Organisation für die Einstellungen Automatische Ausführung und Schreibzugriff für externe Agenten. Aktionen im Chat ausführen kann jede Person der Organisation.

Welche Aktionen Flino ausführen kann

Aktion (Titel der Karte)	Rückgängig machen	Automatisch möglich
Follow-up-Sequenz pausieren	ja	ja
Follow-up-Sequenz fortsetzen	ja	ja
Nächstes Follow-up um 1 Tag verschieben	ja	ja
Follow-up-Sequenz starten	ja (die Sequenz wird wieder pausiert)	ja
Notiz zum Angebot hinzufügen	ja	ja
Angebotsstatus ändern	ja	nein
Follow-up-Sequenz endgültig beenden	nein	nein
Antwort-E-Mail senden	nein	nein

Follow-up-Sequenz starten startet immer deine Standard-Sequenz. Gibt es noch keine, meldet Flino „Es gibt noch keine Standard-Sequenz. Lege sie einmal auf einer Angebotsseite an („Standard-Sequenz starten“), danach klappt es auch hier.”

Machst du einen Statuswechsel auf Gewonnen oder Verloren rückgängig, stellt Flino nur den Status wieder her. Follow-ups, die mit dem Abschluss beendet wurden, laufen nicht automatisch weiter.

So läuft eine Aktion ab

1. Öffne Frag Flino oben rechts und beschreib, was passieren soll, getippt oder im Voice-Modus gesprochen.
2. Flino antwortet und zeigt darunter eine Karte mit dem Titel der Aktion und einem Satz, was genau passiert. Bei einer Antwort-E-Mail siehst du Betreff und Text vollständig.
3. Klick auf Ausführen (bei E-Mails Jetzt senden) oder auf Verwerfen.
4. Die Karte zeigt Erledigt. und, wo möglich, den Button Rückgängig.

Pro Antwort schlägt Flino höchstens eine Aktion vor. Für mehrere Schritte gehst du sie nacheinander im Chat durch.

Die Angebotsseite musst du dafür nicht öffnen. Flino kennt die Angebote, die gerade Aufmerksamkeit brauchen (bis zu acht offene, gesendete oder in Verhandlung befindliche Angebote, etwa mit neuer Kundenantwort oder ohne Reaktion seit sieben Tagen), und kann Aktionen direkt für eines davon vorschlagen. Eine Antwort-E-Mail schlägt Flino nur für das Angebot vor, das du gerade geöffnet hast oder im Chat beim Namen nennst.

Bei drei Aktionen zeigt die Karte vor dem Klick eine Warnung:

• Antwort-E-Mail senden: „Die E-Mail geht direkt an den Kontakt dieses Angebots und kann nicht zurückgeholt werden.“ Versendet wird über dein verbundenes Postfach (Gmail oder Outlook).
• Follow-up-Sequenz endgültig beenden: „Das Beenden der Sequenz ist endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden.“
• Angebotsstatus ändern auf Gewonnen, Verloren oder Abgelaufen: „Diese Statusänderung wirkt sich auf laufende Follow-ups aus.“

Die KI kann Aktionen nur für Angebote vorschlagen, die Flino ihr in diesem Moment selbst vorgelegt hat. Den Empfänger einer E-Mail bestimmt immer Flino: Es ist der Kontakt des Angebots. Jede Aktion läuft mit deinen eigenen Rechten; was du in Flino nicht ändern darfst, kann auch die KI nicht ändern.

Automatische Ausführung

Wenn dir der Klick bei einfachen Handgriffen zu viel ist, kannst du umkehrbare Aktionen ohne Bestätigung laufen lassen.

1. Geh zu Einstellungen → Integrationen, Karte Automatische Ausführung.
2. Klick auf Aktivieren und bestätige mit Ja, aktivieren.

Ab dann führt Flino Pausieren, Fortsetzen, Verschieben, Notizen und das Starten der Standard-Sequenz direkt aus, sobald du sie im Chat anstößt, auch per Sprache. Die Karte zeigt dann „Automatisch ausgeführt — kein Klick nötig“ und bietet Rückgängig an. E-Mail-Versand, endgültiges Beenden und Statuswechsel brauchen immer deinen Klick.

Mit Deaktivieren wartet wieder jede Aktion auf deine Bestätigung. Ändern können die Einstellung nur Inhaber und Admins der Organisation.

Agenten-Aktionen: das Journal

Unter Einstellungen → Integrationen → Agenten-Aktionen siehst du die letzten 20 ausgeführten Aktionen deiner Organisation mit Zeitpunkt und Grund. Hinweise an den Einträgen:

• automatisch: ohne Klick über die automatische Ausführung gelaufen
• extern: von einem verbundenen KI-Assistenten ausgeführt
• rückgängig gemacht: die Aktion wurde zurückgenommen

Bei umkehrbaren Aktionen steht rechts der Button Rückgängig. Auch das Einschalten der automatischen Ausführung und des externen Schreibzugriffs steht im Journal.

Freigaben

Wenn KI-Aktionen für dich verfügbar sind, zeigt die Seitenleiste den Menüpunkt Freigaben. Die Zahl daneben nennt die offenen Entwürfe.

Hier landen Antwort-E-Mails, die ein KI-Agent vorbereitet hat, vor allem von externen Assistenten über den KI-Connector; sie tragen den Hinweis extern. Für jeden Entwurf siehst du Empfänger, Angebot, Zeitpunkt, Betreff und Text.

• Senden verschickt die E-Mail über dein verbundenes Postfach an den Kontakt des Angebots.
• Verwerfen nimmt den Entwurf aus der Liste, ohne ihn zu senden.

Nichts wird ohne deine Freigabe gesendet. Entwürfe, über die du nicht innerhalb von 72 Stunden entscheidest, verfallen. Legt ein externer Assistent einen Entwurf an, bekommst du außerdem die Benachrichtigung „KI-Entwurf wartet auf Freigabe“.

Grenzen

• E-Mails pro Tag: Über KI-Aktionen und Freigaben gehen höchstens 20 E-Mails pro Tag und Organisation raus. Danach meldet Flino „Das Tageslimit für Agenten-E-Mails ist erreicht.“
• Tempo: höchstens 30 Aktionen pro Minute und Person. Wer schneller klickt, sieht „Zu viele Aktionen kurz hintereinander — bitte warte einen Moment.“
• Ohne Kontakt keine E-Mail: Hat das Angebot keinen Kontakt oder der Kontakt keine E-Mail-Adresse, lehnt Flino den Versand ab.

Häufige Fragen

Ich sehe weder Aktionskarten noch den Menüpunkt Freigaben. Prüfe deinen Tarif: KI-Aktionen gehören zu Pro und Team. Mit passendem Tarif fehlt vermutlich noch die Freischaltung für deine Organisation, dann hilft der Support.

Kann ich eine gesendete E-Mail zurückholen? Nein. Deshalb braucht der Versand immer deinen Klick, auch bei eingeschalteter automatischer Ausführung.

Führt Flino Aktionen aus, die in einer Kundenantwort stehen? Flino ist darauf ausgelegt, Aktionen nur vorzuschlagen, wenn du eine Änderung willst oder um einen Vorschlag bittest. Text aus Kundenantworten, Notizen oder PDFs behandelt Flino als Daten, nicht als Anweisung. Ohne automatische Ausführung passiert außerdem nichts ohne deinen Klick, und auch mit ihr laufen nur umkehrbare Aktionen ohne Bestätigung.