Pipedrive anbinden

Mit der Pipedrive-Anbindung arbeitest du deine Deals weiter in Pipedrive. Erreicht ein Deal die Phase, die du in Flino gewählt hast, übernimmt Flino ihn als Angebot und kümmert sich um das Nachfassen. Was in Flino passiert, landet wieder in Pipedrive: Versendest du das Angebot aus Flino, gewinnst oder verlierst du es, trägt Flino das am Deal nach.

Voraussetzungen

• Ein Pipedrive-Konto.
• Die Rolle Inhaber oder Admin in deiner Flino-Organisation. Alle anderen sehen in der Karte den Hinweis „Nur Organisations-Admins können die Pipedrive-Anbindung verwalten.“

Die Anbindung ist in allen Flino-Tarifen enthalten. Jedes aus Pipedrive übernommene Angebot belegt aber einen Platz in deinem Angebots-Kontingent, genau wie ein in Flino angelegtes (siehe Abrechnung).

Verbinden

1. Geh zu Einstellungen → Integrationen, Karte Pipedrive.
2. Klick auf Mit Pipedrive verbinden.
3. Pipedrive öffnet seine Anmeldeseite. Melde dich an, wähle bei mehreren Firmen die richtige und erlaube Flino den Zugriff. Flino bekommt dabei kein Passwort zu sehen.
4. Danach bist du wieder in Flino. Die Karte zeigt Verbunden und unter Konto den Namen deiner Pipedrive-Firma.
5. Wähle unter Einstellungen die Pipeline und die Import-Phase und klick auf Speichern. Ohne Import-Phase übernimmt Flino keine Deals.

Welche Rechte Flino anfragt

Recht in Pipedrive	Wofür Flino es braucht
Deals: voller Zugriff	Deals, Produkte, Dateien, Pipelines und Phasen lesen; Notizen schreiben; Status und Phase setzen
Kontakte: nur lesen	Ansprechpartner und Firma des Deals übernehmen
Benutzer: nur lesen	Namen für die Auswahl beim Deal-Besitzer
Aktivitäten: voller Zugriff	für die Vorgeschichte aus Pipedrive, die bald dazukommt
E-Mails: nur lesen	für die Vorgeschichte aus Pipedrive, die bald dazukommt

Aktivitäten und E-Mails fragt Flino schon jetzt an, damit du später nicht neu verbinden musst. Gelesen werden sie erst, wenn die Vorgeschichte für deine Organisation eingeschaltet ist; wir sagen dir vorher Bescheid. Admin-Rechte fragt Flino nicht an. Pipedrive verlangt sie zwar für Sofort-Benachrichtigungen, sie erlauben aber auch, Pipelines, Felder und Benutzer zu ändern.

Abgleich

Flino gleicht alle 15 Minuten mit Pipedrive ab. Mit Jetzt abgleichen holst du neue und geänderte Deals sofort. In der Karte siehst du Letzte Übertragung und Letzter Abgleich.

Was Flino aus Pipedrive übernimmt

Flino übernimmt einen offenen Deal der gewählten Pipeline, sobald er die Import-Phase oder eine spätere Phase erreicht. Beim Verbinden holt Flino keinen Altbestand: Deals, die schon in der Phase liegen, kommen nach ihrer nächsten Änderung in Pipedrive.

Aus jedem Deal übernimmt Flino:

• den Titel im Format Firma – Datum, zum Beispiel „Panther GmbH – 28.10.2026“ (ohne Firma der Name der Person, sonst der Deal-Titel)
• Betrag und Währung des Deals. Pipedrive sagt beim Deal-Wert nicht, ob er netto oder brutto ist; Flino zeigt ihn deshalb ohne Preisart.
• Kontakt und Firma: die Person des Deals mit ihrer ersten E-Mail-Adresse und Telefonnummer, die Organisation mit Name und Adresse. Vorhandene Kontakte und Firmen ordnet Flino zu und füllt dort nur leere Felder, ohne Bestehendes zu überschreiben.
• das Angebots-PDF, wenn eines am Deal hängt. Flino nimmt zuerst eine PDF-Datei mit „Angebot“, „Offer“, „Quote“, „Proposal“ oder „Kostenvoranschlag“ im Namen, sonst die neueste PDF-Datei. Dateien wie AGB, Datenschutz, Widerruf oder Konditionen nimmt Flino nie.
• die Produkte des Deals, wenn kein Angebots-PDF da ist (siehe unten).

Das Angebot erscheint in Flino als Entwurf. Unterstützt werden die Währungen EUR, USD und CHF; einen Deal in einer anderen Währung übernimmt Flino nicht, der Auftrag erscheint dann als fehlgeschlagen.

Angebote ohne PDF: Produkte und Salesroom

Hängt kein Angebots-PDF am Deal, ist die Produktliste des Deals das Angebot. Dein Kunde sieht im Salesroom eine Tabelle mit Position, Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Rabatt, Summe sowie netto, Umsatzsteuer und brutto, bei wiederkehrenden Beträgen auch „monatlich“ oder „jährlich“. Er kann das Angebot von dort als PDF drucken. Was er annimmt, hält der Annahme-Nachweis mit genau diesen Positionen fest.

Beim Versand aus Flino vergibt Flino eine Angebotsnummer (fortlaufend, Präfix in den Einstellungen deiner Organisation) und setzt Gültig bis. Beides steht in der Versand-Notiz am Deal.

Hat der Deal keine Produkte, weist dich der Versand-Dialog darauf hin: Dein Kunde sieht dann nur den Gesamtbetrag. Ergänzt du Produkte im Deal, übernimmt Flino sie beim nächsten Abgleich.

Änderungen in Pipedrive

Ändert sich ein übernommener Deal in Pipedrive, zieht Flino Betrag, Kontakt und Produkte nach, solange du das Angebot in Flino noch nicht versendet hast.

Nach dem Versand übernimmt Flino keine Änderungen an den Produkten mehr. Dein Kunde sieht im Salesroom weiter die Fassung, die du versendet hast. Änderst du danach Produkte oder Preise in Pipedrive, kommen diese Änderungen nicht mehr in Flino an. Einen Weg, ein schon versendetes Angebot mit geänderten Produkten aus Pipedrive neu zu übernehmen, gibt es zurzeit nicht.

Wird ein übernommener Deal in Pipedrive gewonnen oder verloren, pausiert Flino das Nachfassen, schreibt eine Notiz an das Angebot und benachrichtigt dich in der App. Den Status in Flino setzt du selbst, Flino ändert ihn nicht.

Deal-Besitzer

Arbeiten mehrere Mitarbeiter im selben Pipedrive und hat jeder einen eigenen Flino-Arbeitsbereich, verbindet jeder Pipedrive in seinem Arbeitsbereich und wählt unter Einstellungen bei Deal-Besitzer sich selbst. Flino übernimmt dann nur neue Deals dieses Besitzers. Alle (Standard) übernimmt jeden Deal. Schon übernommene Angebote zieht Flino weiter nach, auch wenn du den Filter später änderst. Namen aus Pipedrive laden liest die Benutzer deiner Pipedrive-Firma.

Was Flino nach Pipedrive zurückschreibt

In Flino	In Pipedrive
Angebot versendet	Notiz am Deal mit Zeitpunkt und Empfänger, bei Angeboten ohne PDF auch mit Angebotsnummer und „Gültig bis“; auf Wunsch wechselt der Deal in die Phase nach Versand (nie zurück)
Angebot gewonnen	Der Deal wird gewonnen, dazu eine Notiz
Angebot verloren	Der Deal wird verloren, mit dem Grund aus Flino als Verlustgrund, dazu eine Notiz

Die Notizen beginnen mit „Flino:“. Für einzelne Nachfass-Mails schreibt Flino keine Notizen. Einen archivierten Deal ändert Flino nicht; der Auftrag erscheint dann als übersprungen.

Testlauf

Jede neue Verbindung startet im Testlauf. Dann liest Flino aus Pipedrive, schreibt aber nichts zurück. Unter Letzte Aktivität tragen die betroffenen Aufträge den Hinweis Testlauf – nicht übertragen. Wenn alles so läuft, wie du es erwartest, schalte unter Einstellungen den Testlauf aus und klick auf Speichern.

Einstellungen

• Pipeline und Import-Phase: woher Flino Deals übernimmt (Pflicht)
• Phase nach Versand: wohin Flino den Deal nach dem Versand schiebt, Standard Nicht verschieben
• Deal-Besitzer: Alle (Standard) oder ein Name, siehe oben
• Testlauf: siehe oben, standardmäßig an

Letzte Aktivität

Unter Letzte Aktivität siehst du die letzten 20 Aufträge zwischen Pipedrive und Flino mit Status. Übersprungen heißt, dass Flino den Deal bewusst nicht übernommen oder nicht geändert hat. Ist ein Auftrag Fehlgeschlagen oder Aufgegeben, holst du ihn mit Erneut versuchen zurück.

Verbindung testen, erneuern, trennen

• Verbindung testen prüft, ob Pipedrive den Zugriff noch akzeptiert.
• Zeigt die Karte Verbindung gestört, verbinde mit Neu verbinden neu. Das passiert zum Beispiel, wenn Flino 60 Tage lang nicht auf Pipedrive zugegriffen hat.
• Trennen löscht die gespeicherten Zugangsdaten. Bereits übernommene Angebote bleiben in Flino, neue kommen nicht mehr dazu. Entfernst du Flino in Pipedrive bei den installierten Apps, trennt Flino deine Verbindung ebenfalls; die Verbindungen deiner Kollegen bleiben.

Grenzen

• Keine Sofort-Benachrichtigung, Flino gleicht alle 15 Minuten ab.
• Kein Altbestand beim Verbinden.
• Nach dem Versand übernimmt Flino keine Produktänderungen mehr.
• Nur EUR, USD und CHF.
• Die Vorgeschichte aus Pipedrive (Notizen, Aktivitäten, E-Mails) kommt noch nicht nach Flino.
• Eine Pipedrive-Verbindung je Flino-Arbeitsbereich.