Pauschalpreis vs. Stundensatz: Was lohnt sich für Freelancer?

Die Frage „nach Stunden oder als Paket?“ kommt bei fast jedem Angebot auf. Beide Modelle funktionieren, und keins ist grundsätzlich besser. Was sie unterscheidet, ist die Verteilung des Risikos: Beim Stundensatz zahlt der Kunde jede Stunde, die du brauchst. Bei der Pauschale zahlst du jede Stunde, die du länger brauchst als gedacht. Dieser Artikel zeigt, wann welches Modell für dich rechnet, wie du eine Pauschale kalkulierst, ohne dich zu verrechnen, und was im Vertrag stehen muss, damit sie hält.

Was die beiden Modelle in der Praxis bedeuten

Beim Stundensatz verkaufst du Zeit. Du notierst, wie lange du gearbeitet hast, und rechnest am Monatsende oder am Projektende ab. Der Kunde weiß vorher nicht genau, was es kostet, du weißt vorher nicht genau, was du verdienst. Beides wird erst am Ende sichtbar.

Beim Pauschalpreis verkaufst du ein Ergebnis. Du sagst: „Die Website mit fünf Unterseiten kostet 4.800 Euro.“ Wie viele Stunden dahinterstecken, ist deine Sache. Der Kunde hat Planungssicherheit, du hast eine feste Zahl auf der Rechnung. Ob du dabei gut verdienst, entscheidet sich in dem Moment, in dem du die Zahl nennst.

Das klingt banal, hat aber eine Folge, die viele unterschätzen. Wenn du schneller wirst, sinkt beim Stundensatz dein Umsatz. Zehn Jahre Erfahrung machen dich doppelt so schnell, und du verdienst für dieselbe Leistung die Hälfte. Bei der Pauschale ist es umgekehrt: Erfahrung erhöht direkt deinen Stundenlohn, weil der Preis gleich bleibt und die Zeit sinkt.

Wer trägt das Risiko?

Das ist der Kern des Vergleichs. Beim Stundensatz trägt der Kunde das Risiko, dass etwas länger dauert. Er kann das steuern, indem er dich bremst oder Umfang streicht. Bei der Pauschale trägt du das Risiko. Läuft das Projekt aus dem Ruder, arbeitest du umsonst weiter.

Deshalb ist die wichtigste Frage vor jedem Angebot nicht „welches Modell mag ich lieber“, sondern: Wie gut kann ich den Aufwand schätzen? Wenn du eine Arbeit zum zwanzigsten Mal machst und die Spanne zwischen bester und schlechtester Variante klein ist, kannst du eine Pauschale gut kalkulieren. Wenn der Kunde selbst noch nicht weiß, was er will, wenn Abstimmungen mit drei Abteilungen anstehen oder du eine Technik zum ersten Mal einsetzt, ist die Schätzung geraten. Dann gehört das Risiko zum Kunden, also zum Stundensatz.

Ein zweiter Faktor ist deine finanzielle Lage. Eine Fehlkalkulation bei einem Projekt von 800 Euro tut weh, aber sie bringt dich nicht um. Eine Pauschale über 15.000 Euro, die doppelt so viel Zeit frisst wie geplant, blockiert ein Quartal. Je größer der Auftrag, desto mehr Puffer oder desto mehr Etappen braucht er.

Scope Creep: der Punkt, an dem Pauschalen kippen

Scope Creep heißt, dass der Umfang langsam wächst, ohne dass jemand darüber verhandelt. „Kannst du noch schnell …“, „Wir bräuchten das Ganze noch in einer zweiten Sprache“, „Der Chef hätte gern nochmal eine andere Richtung gesehen.“ Beim Stundensatz ist das unproblematisch, weil jede Zusatzstunde auf der Rechnung landet. Beim Pauschalpreis ist es die häufigste Ursache dafür, dass ein gut kalkuliertes Projekt am Ende unter deinem Mindestsatz liegt.

Der Schutz ist nicht Härte, sondern Genauigkeit. Je präziser dein Angebot beschreibt, was drin ist, desto leichter fällt später der Satz: „Das ist nicht Teil des Pakets, ich schicke dir dafür ein kurzes Zusatzangebot.“ Ohne saubere Beschreibung im Angebot stehst du in dieser Diskussion mit leeren Händen da. Welche Punkte ein Angebot mindestens enthalten muss, steht im Ratgeber Angebot schreiben: Die 7 Pflichtbestandteile.

Zwei Rechenbeispiele

Die folgenden Zahlen sind frei gewählte Beispiele, keine Marktwerte. Sie sollen nur zeigen, wie sich die Rechnung verhält.

Beispiel 1: Die Pauschale rechnet sich. Du baust Landingpages und hast diese Art Projekt schon oft gemacht. Dein kalkulierter Stundensatz liegt bei 80 Euro. Du schätzt 25 Stunden, also 2.000 Euro. Du bietest pauschal 2.400 Euro an, weil der Kunde einen festen Preis will und du für die Sicherheit einen Aufschlag nimmst. Tatsächlich brauchst du 22 Stunden. Dein Stundenlohn liegt damit bei knapp 109 Euro statt 80. Dieselbe Arbeit, 400 Euro mehr, plus der Gewinn aus deiner Routine.

Beispiel 2: Die Pauschale frisst die Marge. Gleicher Kunde, aber diesmal ein Relaunch mit Inhalten aus drei Abteilungen. Du schätzt 60 Stunden, bietest pauschal 5.400 Euro. Dann verzögern sich die Texte um vier Wochen, es kommen zwei zusätzliche Abstimmungsrunden dazu, und am Ende willst du dreimal umbauen, weil eine Abteilung anderer Meinung ist. Am Ende stehen 95 Stunden auf der Uhr. Dein Stundenlohn liegt bei rund 57 Euro, ein gutes Stück unter deinen 80. Nach Stunden abgerechnet wären es 7.600 Euro gewesen.

Der Unterschied zwischen beiden Beispielen ist nicht das Preismodell, sondern die Planbarkeit. Deshalb ist die ehrliche Antwort auf die Ausgangsfrage: Nimm die Pauschale, wenn du den Aufwand kennst. Nimm den Stundensatz, wenn nicht.

Wie du eine Pauschale sauber kalkulierst

Eine Pauschale ist kein Gefühlspreis. Sie ist eine Stundenrechnung, die du für dich behältst. Der Weg dahin hat vier Schritte.

Erstens: Du brauchst deinen echten Stundensatz, nicht den, den du gern hättest. Also den, der Urlaub, Krankheit, Akquise, Buchhaltung, Steuern und Vorsorge abdeckt. Wie sich der herleitet, steht im Ratgeber Stundensatz berechnen für Freelancer, und rechnen kannst du ihn mit dem Stundensatz-Rechner. Wenn du wissen willst, was von einem Betrag am Ende übrig bleibt, hilft Netto und brutto für Selbstständige.

Zweitens: Du zerlegst das Projekt in Einzelschritte und schätzt jeden einzeln. Nicht „Website: ungefähr 40 Stunden“, sondern Konzept, Struktur, Gestaltung, Umsetzung, Testen, Übergabe, jeweils mit eigener Zahl. Kleine Blöcke schätzt du deutlich genauer als große, und du merkst schneller, was du vergessen hast.

Drittens: Du addierst die Dinge, die in jeder Schätzung fehlen. Kommunikation, Meetings, Warten auf Zulieferungen, Einarbeitung, Korrekturschleifen. Rechne das nicht als Puffer, sondern als eigene Posten mit Stunden. Was du dabei ansetzt, weißt du nur, wenn du misst. Genau dafür lohnt sich Zeiterfassung für Freelancer auch bei Pauschalprojekten, in denen du gar nicht nach Stunden abrechnest. Deine erfassten Stunden sind die Grundlage für jede künftige Pauschale.

Viertens: Du schlägst einen Risikoaufschlag auf. Wie hoch, hängt davon ab, wie sicher du bist. Bei einer Arbeit, die du oft machst, reicht wenig. Bei einem neuen Kunden mit unklaren Vorstellungen darf der Aufschlag deutlich sein, denn du übernimmst ja das Risiko, das der Kunde loswerden will. Genau das verkaufst du mit.

Kalkuliere die Pauschale in deiner Tabelle und nenne im Angebot nur die Endsumme mit dem beschriebenen Leistungsumfang. Die Stundenzahl gehört nicht ins Angebot, sonst verhandelt der Kunde über deine Geschwindigkeit statt über das Ergebnis. Fertige Textbausteine dafür findest du in den Angebotsvorlagen für Freelancer und in der Angebotsvorlage.

Was bei einer Pauschale in den Vertrag gehört

Drei Punkte entscheiden darüber, ob deine Kalkulation hält.

Der Leistungsumfang muss so konkret sein, dass ein Dritter erkennen könnte, wann das Projekt fertig ist. Zahlen helfen: fünf Unterseiten, ein Logo in drei Varianten, zwei Sprachfassungen, Bildmaterial vom Kunden. Alles, was du nicht schreibst, wird später als inbegriffen gelesen.

Korrekturschleifen brauchen eine Zahl. „Zwei Korrekturschleifen sind enthalten, jede weitere wird nach Aufwand mit 80 Euro pro Stunde abgerechnet.“ Ohne diese Zeile sind Korrekturen unbegrenzt, und unbegrenzte Korrekturen machen jede Pauschale wertlos. Definiere auch, was eine Schleife ist: gesammelte Anmerkungen in einem Durchgang, nicht fünf einzelne Mails über zwei Wochen.

Zusatzaufwand braucht einen Preis und einen Ablauf. Halte fest, dass Leistungen außerhalb des Umfangs vorher schriftlich beauftragt werden und zu welchem Satz. Damit ist das Gespräch über Mehraufwand keine Konfrontation mehr, sondern ein vereinbarter Vorgang.

Dazu kommen Zahlungsziele und Teilzahlungen. Bei größeren Pauschalen ist eine Anzahlung üblich, oft ein Drittel bei Auftragserteilung und der Rest bei Abnahme oder in Etappen. Das schützt deine Liquidität und zeigt dir früh, ob der Kunde zahlt. Was zu tun ist, wenn er es nicht tut, steht in Kunde zahlt nicht. Wie der ganze Weg vom ersten Angebot bis zum Geldeingang aussieht, beschreibt Von der Angebotserstellung bis zur Bezahlung.

Der Weg vom Stundensatz zur Pauschale

Der Wechsel gelingt selten mit einem Sprung. Ein sanfter Weg geht so: Du erfasst ein paar Monate lang deine Zeit pro Projekttyp, auch wenn du nach Stunden abrechnest. Danach kennst du deine Durchschnitte und deine Ausreißer. Dann bietest du die erste Pauschale für genau die Art von Auftrag an, bei der deine Zahlen eng beieinanderliegen. Alles andere bleibt vorerst beim Stundensatz.

Gegenüber dem Kunden ist das kein schwieriges Gespräch, weil er meistens profitiert. Ein Festpreis gibt ihm Budgetsicherheit, und er muss keine Stundenzettel prüfen. Wenn er trotzdem eine Aufschlüsselung will, beschreibe Bausteine und Ergebnisse, keine Stunden. Und wenn er über den Betrag verhandeln will, gilt dasselbe wie sonst auch: Weniger Geld heißt weniger Umfang. Die Taktiken dafür stehen in Preise verhandeln als Freelancer.

Es gibt noch ein drittes Modell, das die Vorteile beider verbindet, wenn du regelmäßig für denselben Kunden arbeitest: ein festes Monatshonorar für ein festes Kontingent an Leistung. Das macht deine Einnahmen planbar und spart dir die Akquise für jedes einzelne Projekt. Wie du so etwas aufsetzt und preist, steht im Ratgeber Retainer-Modell für Freelancer.

Viele Selbstständige arbeiten am Ende mit beiden Modellen nebeneinander: Pauschale für klar umrissene Pakete, Stundensatz für Beratung, Wartung und alles, was sich schlecht abgrenzen lässt. Das ist kein Kompromiss aus Unentschlossenheit, sondern die Antwort darauf, dass Projekte unterschiedlich gut planbar sind. Entscheide also nicht einmal für dein ganzes Geschäft, sondern bei jedem Angebot neu.