Retainer-Modell für Freelancer: Wiederkehrende Umsätze aufbauen

Jeder Monat fängt bei null an. Das ist der Teil am Projektgeschäft, der auf Dauer mürbe macht: Ein Auftrag läuft aus, der nächste ist noch nicht unterschrieben, und die Akquise läuft neben der eigentlichen Arbeit her. Ein Retainer nimmt diesem Rhythmus die Spitze. Du verkaufst keine einzelnen Projekte mehr, sondern einen festen monatlichen Rahmen. Dieser Artikel zeigt, welche Leistungen sich dafür eignen, wie du den Preis ansetzt, wie du einen bestehenden Kunden umstellst und was im Vertrag geregelt sein muss.

Was ein Retainer ist

Ein Retainer ist eine Vereinbarung über laufende Zusammenarbeit gegen ein festes monatliches Honorar. Der Kunde bucht einen definierten Umfang, du lieferst diesen Umfang Monat für Monat. Die Rechnung geht immer am selben Tag raus, der Betrag ist immer gleich, und niemand muss vorher ein Angebot freigeben.

Der Unterschied zur Projektarbeit liegt im Ende. Ein Projekt hat einen Start, einen Abschluss und eine Abnahme. Danach ist die Zusammenarbeit formal vorbei, und du beginnst mit der Suche nach dem nächsten Auftrag. Ein Retainer hat kein Ende, sondern nur eine Kündigungsfrist. Solange keiner kündigt, läuft er weiter.

Der Unterschied zur reinen Stundenabrechnung ist subtiler, aber wichtiger. Wer nach Stunden abrechnet, verkauft Zeit: viel Arbeit, viel Umsatz, wenig Arbeit, wenig Umsatz. Im Retainer verkaufst du Verlässlichkeit. Der Kunde zahlt dafür, dass du da bist, nicht dafür, dass du beschäftigt bist. Welche Abrechnungsform wann besser passt, vergleicht der Ratgeber Pauschalpreis vs. Stundensatz.

Welche Leistungen sich eignen und welche nicht

Ein Retainer funktioniert, wenn der Bedarf wiederkehrt. Die Pflege und Wartung einer Website gehört dazu, laufende Redaktionsarbeit, monatliche Vorbereitung der Buchhaltung, Betreuung von Kanälen, regelmäßige Auswertungen, kleine Anpassungen an einem System, das du gebaut hast. Alles, wo der Kunde nicht einmal etwas braucht, sondern immer wieder.

Nicht geeignet sind einmalige Vorhaben mit klarem Ziel: ein Relaunch, eine Markenentwicklung, ein Umzug auf ein neues System. Solche Arbeiten haben einen Anfang und ein Ende, und sie in Monatsraten zu verpacken, verschleiert nur die Kalkulation. Genauso schwierig sind Kunden, deren Bedarf völlig unvorhersehbar schwankt, und Kunden, die selbst nicht sagen können, was sie eigentlich wollen.

Eine brauchbare Faustregel: Wenn du nicht ungefähr beschreiben kannst, was du im dritten Monat für diesen Kunden tust, ist es kein Retainer, sondern eine Reihe von Projekten mit einem hübschen Namen.

Die drei üblichen Spielarten

Am verbreitetsten ist das feste Stundenkontingent. Der Kunde bucht zum Beispiel zehn Stunden im Monat, du erfasst deine Zeit und zeigst am Monatsende, was darin steckte. Das ist leicht zu erklären und leicht zu prüfen. Der Nachteil: Der Maßstab ist wieder die Zeit, und manche Kunden rechnen jeden Monat nach. Dafür brauchst du eine saubere Zeiterfassung, sonst diskutierst du im Nachhinein über Gefühle statt über Zahlen. Ein fertiges Formular dafür findest du in unserem Stundenzettel.

Die zweite Spielart ist der Verfügbarkeits-Retainer. Hier zahlt der Kunde nicht für eine Menge Arbeit, sondern für Zugriff und Reaktionszeit. Du sagst zu, dass du innerhalb eines Werktags antwortest und dringende Fälle noch am selben Tag anfasst. In ruhigen Monaten zahlt der Kunde trotzdem, in hektischen hat er Vorrang vor allen anderen. Das ist ehrlich kalkuliert, wenn du wirklich Kapazität freihältst.

Die dritte Variante ist der Ergebnis-Retainer. Vereinbart werden feste Lieferungen pro Monat: vier Beiträge, ein Report, ein Abstimmungstermin. Wie lange du dafür brauchst, geht den Kunden nichts an. Das ist die angenehmste Form, sobald du in deinem Thema schnell und routiniert bist, weil deine Routine dir dann gehört und nicht dem Kunden.

Wie du den Preis ansetzt

Rechne den Retainer aus deinem normalen Stundensatz hoch, nicht aus dem Bauch. Ein Beispiel mit frei gewählten Zahlen: Bei einem Satz von 90 Euro und zehn reservierten Stunden im Monat sind das 900 Euro monatlich, also 10.800 Euro im Jahr aus einer einzigen Vereinbarung. Wenn du deinen Satz noch nie sauber hergeleitet hast, hol das vorher nach. Wie das geht, steht in Stundensatz berechnen für Freelancer, und die Zahl selbst bekommst du in einer Minute mit dem Stundensatz-Rechner.

Jetzt kommt der Punkt, an dem die meisten sich selbst schaden: der Mengenrabatt. Zwanzig Prozent runter, weil der Umsatz ja sicher ist. Aus 900 Euro werden 720, über zwölf Monate fehlen 2.160 Euro. Und das Argument dahinter stimmt nicht einmal. Der Kunde bekommt im Retainer bereits etwas, das er sonst nicht hat: reservierte Kapazität, kurze Reaktionszeiten, keine Angebotsrunde vor jeder Kleinigkeit, jemanden, der sein System schon kennt. Diese Vorteile sind die Gegenleistung für die Bindung. Wer sie zusätzlich mit einem Nachlass bezahlt, zahlt zweimal.

Dazu kommt ein praktisches Problem. Ein zu niedriger Retainer ärgert dich genau dann, wenn es eng wird. In den vollen Monaten arbeitest du zu einem Satz, den du für Neukunden längst nicht mehr aufrufst, und schiebst besser bezahlte Arbeit nach hinten. Wenn du trotzdem entgegenkommen willst, knüpf es an eine Bedingung: zwölf Monate Laufzeit statt drei, Zahlung pro Quartal im Voraus, ein Ansprechpartner statt fünf. Wie du so ein Gespräch führst, ohne einfach nachzugeben, zeigt Preise verhandeln als Freelancer.

Einen bestehenden Kunden umstellen

Der leichteste Retainer ist der mit einem Kunden, der dich schon kennt. Zwei Momente eignen sich besonders. Der erste ist das Ende eines Projekts, das gut gelaufen ist. Der zweite ist der Tag, an dem derselbe Kunde zum dritten Mal mit einer Kleinigkeit kommt, für die du eigentlich jedes Mal ein Miniangebot schreiben müsstest.

Bereite das Gespräch mit Zahlen vor. Schau nach, was du in den letzten sechs Monaten für diesen Kunden gemacht hast, wie viele Stunden das waren und wie viele Einzelrechnungen daraus wurden. Diese Rückschau ist dein stärkstes Argument, weil sie nichts behauptet, sondern zeigt.

Das Gespräch selbst kann so laufen: „Ich habe mir angeschaut, wie unsere Zusammenarbeit seit März gelaufen ist. Es waren sieben kleine Aufträge, zusammen ungefähr 40 Stunden, und jedes Mal lagen zwei Wochen zwischen Ihrer Anfrage und dem Start, weil wir erst ein Angebot abstimmen mussten. Ich würde das gern anders aufsetzen.“ Dann der Vorschlag, konkret: „Acht Stunden im Monat, feste 720 Euro, Sie schreiben mir einfach, und ich fange an. Dringende Sachen nehme ich innerhalb eines Werktags.“ Und zum Schluss die Frage, die dem Kunden die Entscheidung leicht macht: „Sollen wir das für drei Monate testen und danach schauen, ob der Umfang passt?“

Wenn der Kunde zögert, liegt es meist am Umfang, nicht am Preis. Dann geh mit den Stunden runter, nicht mit dem Satz. Ein kleiner Retainer, der wächst, ist besser als ein großer, der nach zwei Monaten gekündigt wird.

Was im Vertrag geregelt sein muss

Ein Retainer ist ein Dauerschuldverhältnis, und genau deshalb rächen sich unklare Formulierungen jeden Monat aufs Neue. Diese Punkte gehören schriftlich fest:

• Der Umfang, so konkret wie möglich. Entweder eine Stundenzahl oder eine Liste der Leistungen. Schreib auch auf, was nicht enthalten ist.
• Startdatum und Mindestlaufzeit. Drei Monate sind ein fairer Einstieg, zwölf Monate rechtfertigen ein Entgegenkommen beim Preis.
• Die Kündigungsfrist, für beide Seiten gleich. Vier Wochen zum Monatsende sind üblich und geben dir Zeit, die Lücke zu füllen.
• Der Umgang mit nicht genutzten Stunden. Verfallen sie am Monatsende, oder darf der Kunde sie in den Folgemonat mitnehmen? Ein Übertrag von höchstens einem Monat ist ein guter Kompromiss, sonst schleppst du irgendwann 30 Stunden Altlast mit dir herum.
• Die Nachberechnung bei Mehraufwand. Leg fest, ab wann zusätzliche Stunden extra kosten, zu welchem Satz und wer sie vorher freigeben muss.
• Zahlungszeitpunkt und Fälligkeit. Der Retainer wird zu Beginn des Monats fällig, nicht am Ende. Was du tust, wenn die Zahlung ausbleibt, steht in Kunde zahlt nicht.
• Eine jährliche Preisanpassung. Ein Satz genügt, und er erspart dir später ein unangenehmes Gespräch.

Ansonsten gelten dieselben Pflichtangaben wie bei jedem Angebot, von der Leistungsbeschreibung bis zur Umsatzsteuer. Der Ratgeber Angebot schreiben: Die 7 Pflichtbestandteile listet sie auf.

Wenn der Retainer nicht mehr aufgeht

Retainer laufen selten laut aus dem Ruder. Sie kippen leise, und meistens merkt es eine Seite früher als die andere.

Auf deiner Seite sind die Anzeichen klar: Das Kontingent ist am 20. schon aufgebraucht, der Rest ist geschenkt. Anfragen kommen per Anruf um halb sieben. Du schiebst besser bezahlte Arbeit hinter Aufgaben her, die eigentlich Kleinkram sind. Wenn du drei Monate hintereinander über dem vereinbarten Umfang liegst, ist das keine Ausnahme mehr, sondern der neue Normalzustand, und der Preis passt nicht mehr.

Auf Kundenseite sieht es anders aus. Die Stunden verfallen Monat für Monat ungenutzt, Rückfragen zur Rechnung häufen sich, oder der Ansprechpartner wechselt und der Neue weiß nicht, wofür er zahlt. Sprich das von dir aus an, bevor die Kündigung kommt. Ein kurzes Gespräch alle drei Monate über Umfang und Nutzen reicht meistens, und es zeigt Haltung, wenn der Vorschlag zur Verkleinerung von dir kommt. Mehr zu diesem Rhythmus steht in Kundenbindung für Dienstleister.

Und wenn ein Retainer wirklich endet, beende ihn sauber. Übergib Zugänge, fasse zusammen, was im letzten Jahr passiert ist, und bleib im Kontakt. Zufriedene Ex-Kunden sind eine der besten Quellen für neue Empfehlungen, wie Empfehlungsmarketing für Freelancer zeigt.