Datenschutzinformationen der Flino GmbH
für die Website flino.com und die Anwendung flino.io · Stand: 15. Oktober 2026
Diese Information erklärt, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie unsere Website besuchen, unsere Anwendung nutzen oder mit uns Kontakt aufnehmen. Teil A enthält Allgemeines, Teil B betrifft die Website, Teil C die Anwendung, Teil D die Daten, die unsere Kunden in Flino verarbeiten und für die wir als Auftragsverarbeiter tätig sind, und Teil E Weiteres.
Teil A: Allgemeines
1. Verantwortlicher
Flino GmbH, Kolonnenstraße 8, 10827 Berlin, Deutschland
Amtsgericht Charlottenburg, HRB 286867 B
Vertreten durch den Geschäftsführer Emad Hendrik Ette
Telefon: +49 30 826 831 87 · E-Mail: [email protected]
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da die gesetzlichen Voraussetzungen dafür nicht vorliegen. Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an [email protected].
2. Ihre Rechte
Sie haben uns gegenüber das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), etwa über die Cookie-Einstellungen im Seitenfuß. Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO); für uns zuständig ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin.
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Verarbeiten wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Der Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen; wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr für diesen Zweck. Eine E-Mail an [email protected] genügt.
3. Rechtsgrundlagen
Wir nennen bei jeder Verarbeitung ihre Rechtsgrundlage. In Betracht kommen: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, für Zugriffe auf Ihr Endgerät zusätzlich § 25 Abs. 1 TDDDG), Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und technisch unbedingt erforderliche Speicherung auf Ihrem Endgerät (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).
4. Empfänger
Wir setzen Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten; mit ihnen bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO. Wo ein Anbieter Daten als eigener Verantwortlicher verarbeitet oder wir mit ihm gemeinsam verantwortlich sind, weisen wir darauf hin. Auf Anfrage nennen wir Ihnen die konkreten Empfänger Ihrer Daten.
5. Übermittlung in Drittländer
Einige Anbieter haben ihren Sitz außerhalb der EU oder greifen von dort auf Daten zu. Wir übermitteln Daten in Drittländer nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO: auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission (für die USA bei Anbietern, die nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind; für das Vereinigte Königreich) oder der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Bei jedem Anbieter geben wir an, welches Drittland betroffen ist.
6. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten, solange der jeweilige Zweck es erfordert. Die Fristen nennen wir bei jeder Verarbeitung und in der Übersicht in Abschnitt 40. Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt: Rechnungen und Buchungsbelege bewahren wir acht Jahre auf, Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB).
Teil B: Website flino.com
7. Bereitstellung der Website
Die Website wird über Cloudflare ausgeliefert. Anbieter ist die Cloudflare, Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA. Bei jedem Aufruf verarbeitet Cloudflare technisch notwendige Daten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Referrer sowie Browser und Betriebssystem, um die Seite auszuliefern und vor Angriffen zu schützen. Wir speichern keine eigenen Server-Protokolle; Cloudflare speichert Anfrageprotokolle für uns nicht und wertet Zugriffe nur zusammengefasst aus.
Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer sicheren und stabilen Auslieferung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Cloudflare ist nach dem Data Privacy Framework zertifiziert; eine Übermittlung in die USA ist möglich.
Wählen Sie eine Sprache, speichern wir sie im Cookie „flino_lang“ für ein Jahr. Das ist für die gewünschte Darstellung technisch erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
8. Einwilligungsverwaltung (Cookiebot)
Ihre Einwilligungen auf Website und in der Anwendung verwalten wir mit Cookiebot der Usercentrics A/S, Havnegade 39, 1058 Kopenhagen, Dänemark. Cookiebot lädt einwilligungspflichtige Dienste erst nach Ihrer Zustimmung und speichert Ihre Auswahl im Cookie „CookieConsent“ für zwölf Monate. Zum Nachweis verarbeitet Cookiebot eine gekürzte IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, Browserangaben, die Website-Adresse und Ihre Auswahl. Rechtsgrundlage ist unsere Pflicht, Einwilligungen nachzuweisen (Art. 6 Abs. 1 lit. c i. V. m. Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Die Verarbeitung findet in der EU statt. Ihre Auswahl können Sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ ändern. Welche Cookies wir mit welcher Laufzeit einsetzen, zeigt die Übersicht unter flino.com/cookies.
9. Reichweitenmessung mit PostHog
Mit Ihrer Einwilligung (Kategorie „Statistik“) messen wir die Nutzung der Website mit PostHog. Anbieter ist die PostHog, Inc., 2261 Market Street #4008, San Francisco, CA 94114, USA. Die Daten werden auf Servern in der EU (Frankfurt) gespeichert und über eine Adresse unserer eigenen Domain (flino.com/ph) dorthin übertragen. PostHog erfasst besuchte Seiten, Klicks, Herkunft (Referrer und Kampagnenparameter), Gerät, Browser und ungefähren Standort und setzt dafür eine Kennung in Cookie und lokalem Speicher. IP-Adressen werden anonymisiert; Sitzungsaufzeichnungen sind abgeschaltet. Wechseln Sie von der Website in die Anwendung, übergeben wir die Kennung, damit wir sehen, welche Seiten zu einer Registrierung geführt haben. Ohne Ihre Einwilligung erfasst PostHog auf der Website keine Nutzungsdaten.
Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). PostHog ist nach dem Data Privacy Framework zertifiziert; Zugriffe aus den USA für Support und Wartung sind möglich. PostHog speichert Ereignisdaten bis zu sieben Jahre.
10. Google Analytics 4
Mit Ihrer Einwilligung (Kategorie „Statistik“) nutzen wir Google Analytics 4 der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google erfasst Seitenaufrufe, Interaktionen, Gerät, Browser und ungefähren Standort und speichert dafür Cookies. IP-Adressen werden gekürzt; Google Signals und personalisierte Werbung sind auf der Website abgeschaltet. Google speichert die Auswertungsdaten höchstens 14 Monate. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Google ist nach dem Data Privacy Framework zertifiziert; eine Übermittlung an die Google LLC in den USA ist möglich.
11. Meta-Pixel
Mit Ihrer Einwilligung (Kategorie „Marketing“) setzen wir auf der Website und in der Anwendung das Meta-Pixel der Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland, ein. Es meldet Seitenaufrufe und Registrierungen an Meta, damit wir die Wirkung von Anzeigen messen und Besuchern Werbung auf Facebook und Instagram zeigen können. Meta kann diese Daten Ihrem Konto zuordnen und für eigene Zwecke verwenden. Für die Erhebung und Übermittlung sind wir mit Meta gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO); die Vereinbarung dazu finden Sie unter facebook.com/legal/controller_addendum. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Meta ist nach dem Data Privacy Framework zertifiziert; eine Übermittlung an die Meta Platforms, Inc. in den USA ist möglich. Zur Meldung von Registrierungen an Meta siehe Abschnitt 22.
12. Kampagnenparameter und Partnercodes
Kommen Sie über einen Link mit Kampagnenparametern (utm_*, fbclid, gclid, msclkid), speichern wir diese für die Dauer der Sitzung im Browser und hängen sie an Links zur Anwendung an. So sehen wir, über welche Kampagne eine Registrierung zustande kam. Die Kampagnenherkunft erfassen wir außerdem in PostHog, sofern Sie eingewilligt haben (Abschnitt 9), bei Terminbuchungen über Cal.com (Abschnitt 17) und in unserem CRM (Abschnitte 15 und 23).
Kommen Sie über den Link eines Vertriebspartners (?aff=…), speichern wir den Code 60 Tage im lokalen Speicher Ihres Browsers und übergeben ihn bei der Registrierung, damit wir dem Partner eine Provision gutschreiben können. Einen Empfehlungscode (?ref=…) reichen wir an den Registrierungslink weiter; in der Anwendung speichern wir ihn 30 Tage im lokalen Speicher. Dritte setzen wir dafür nicht ein. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Zuordnung unserer Vermarktung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
13. Support- und Kontaktformular
Über das Supportformular können Sie uns eine Nachricht mit bis zu drei Anhängen senden. Wir verarbeiten Name, E-Mail-Adresse, Firma, freiwillig Telefonnummer, Betreff, Nachricht und Anhänge. Das Formular schickt die Nachricht über den E-Mail-Dienst Resend an unser Supportpostfach; die weitere Bearbeitung beschreibt Abschnitt 18. Anbieter von Resend ist die Plus Five Five, Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA; der Versand erfolgt über Server in Irland.
Zum Schutz vor Spam prüft Cloudflare Turnstile (Anbieter wie Abschnitt 7), ob die Anfrage von einem Menschen kommt. Dabei werden Ihre IP-Adresse und technische Merkmale Ihres Browsers an Cloudflare übertragen.
Rechtsgrundlage ist die Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), im Übrigen unser berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen und am Schutz vor Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Resend und Cloudflare sind nach dem Data Privacy Framework zertifiziert; Zugriffe aus den USA sind möglich.
14. Bewerbung als Vertriebspartner
Über flino.com/affiliates können Sie sich als Partner bewerben. Wir verarbeiten Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmen und Ihre Angaben zur Bewerbung. Die Bewerbung geht über Resend an uns; Turnstile schützt das Formular wie in Abschnitt 13. Rechtsgrundlage ist die Anbahnung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Kommt keine Partnerschaft zustande, löschen wir die Daten nach sechs Monaten.
15. Decision-Rate-Rechner
Im Rechner auf flino.com/rechner können Sie sich Ihre Auswertung per E-Mail schicken lassen. Wir verarbeiten dafür Ihre E-Mail-Adresse, die eingegebenen Zahlen und, falls angegeben, Firma und Funktion, und versenden die Auswertung über Resend. Rechtsgrundlage ist Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Zusätzlich legen wir Sie mit diesen Angaben und der Kampagnenherkunft als Kontakt in unserem CRM an (Abschnitt 23), um Ihnen bei Interesse eine Beratung anzubieten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Pflege von Geschäftskontakten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können dem jederzeit widersprechen. Den Newsletter erhalten Sie nur, wenn Sie das gesonderte Häkchen setzen (Abschnitt 16).
16. Newsletter
Für unseren Newsletter nutzen wir Brevo. Vertragspartner ist die Brevo GmbH, Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin; die Verarbeitung erfolgt in der EU. Sie melden sich im Double-Opt-in-Verfahren an: Erst nach dem Klick auf den Link in der Bestätigungsmail tragen wir Sie ein. Wir übermitteln Ihre E-Mail-Adresse und die Quelle der Anmeldung, bei Anmeldung aus dem Rechner zusätzlich Firma, Funktion und Ihre Rechnerzahlen, damit wir Inhalte passend auswählen können. Brevo protokolliert Zeitpunkt, IP-Adresse und Bestätigung der Anmeldung und misst, ob Newsletter geöffnet und Links angeklickt werden.
Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können sich über den Link in jeder Ausgabe abmelden. Nach der Abmeldung speichern wir Ihre E-Mail-Adresse in einer Sperrliste, damit Sie keine weiteren Newsletter erhalten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
17. Terminbuchung
Termine für eine Vorführung buchen Sie über Cal.com. Anbieter ist die Cal.com, Inc., 2261 Market Street #4382, San Francisco, CA 94114, USA. Das Buchungsfenster auf flino.com/termin lädt Inhalte direkt von Cal.com; dabei erhält Cal.com Ihre IP-Adresse und Browserdaten. Bei der Buchung verarbeitet Cal.com Name, E-Mail-Adresse, Termin und Ihre Angaben im Buchungsformular und erstellt die Kalendereinladung. Haben Sie in Statistik eingewilligt, übergeben wir die PostHog-Kennung aus Abschnitt 9. Nach der Buchung übermittelt Cal.com die Buchungsdaten an uns; wir legen Sie als Kontakt und Verkaufschance in unserem CRM an (Abschnitt 23) und vermerken die Buchung in PostHog.
Rechtsgrundlage ist die Anbahnung eines Vertrags auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Cal.com ist nach dem Data Privacy Framework zertifiziert; die Daten werden in den USA verarbeitet.
18. Kontakt per E-Mail und Supportsystem
Schreiben Sie uns eine E-Mail, verarbeiten wir Ihre Angaben, um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Unsere E-Mails laufen über Google Workspace der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. E-Mails an [email protected] bearbeiten wir in unserem eigenen Supportsystem. Es speichert Anfragen bei Supabase (Abschnitt 21) auf Servern in Irland und lässt Antwortentwürfe von Google Vertex AI in EU-Rechenzentren erstellen; Anbieter ist die Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland. Jede Antwort wird von einem Mitarbeiter geprüft und freigegeben, bevor sie versendet wird.
Rechtsgrundlage ist die Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), im Übrigen unser berechtigtes Interesse an der effizienten Bearbeitung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Google und Supabase können für Support und Wartung aus Drittländern zugreifen; dafür gelten das Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln. Wir bewahren Anfragen auf, solange Rückfragen zu erwarten sind, und löschen sie danach, soweit keine Aufbewahrungspflicht für Geschäftsbriefe besteht.
19. Support-Hotline
Unter +49 30 826 831 87 erreichen Sie unsere Support-Hotline. Anrufe nimmt ein KI-gestützter Telefonassistent der fonio GmbH, Neustiftgasse 73-75/3/7, 1070 Wien, Österreich, entgegen. Zu Beginn des Gesprächs wird angesagt, dass Sie mit einem KI-Assistenten sprechen und das Gespräch aufgezeichnet wird. Verarbeitet werden Ihre Telefonnummer, Zeitpunkt und Dauer des Anrufs, Ihre Sprache, das daraus erstellte Transkript und die Angaben, die Sie im Gespräch machen. fonio verarbeitet die Daten in Rechenzentren in der EU und nutzt sie nicht zum Training. Aufnahmen werden nach 30 Tagen gelöscht, Transkripte nach 90 Tagen, Verbindungsdaten nach sechs Monaten.
Rechtsgrundlage ist die Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), im Übrigen unser berechtigtes Interesse an einer erreichbaren Hotline (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Möchten Sie nicht mit einem KI-Assistenten sprechen oder nicht aufgezeichnet werden, beenden Sie das Gespräch und schreiben Sie uns an [email protected].
Teil C: Anwendung flino.io
Dieser Teil betrifft Ihre Daten als Nutzer der Anwendung. Für die Daten Ihrer Geschäftskontakte, die Sie in Flino verarbeiten, ist Ihr Unternehmen verantwortlich; dazu Teil D.
20. Registrierung und Nutzerkonto
Für ein Konto verarbeiten wir Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und Passwort (nur als Hash gespeichert). Melden Sie sich über Google oder Microsoft an, erhalten wir von dort Name und E-Mail-Adresse. Vor der ersten Nutzung fragen wir bei neuen Kunden die Telefonnummer ab, damit wir bei Fragen zur Einrichtung erreichbar sind; für eingeladene Teammitglieder ist sie freiwillig. Den Firmennamen erheben wir spätestens bei der Buchung eines Bezahltarifs; freiwillig können Sie Funktion und Profilbild angeben. Bei der Registrierung speichern wir, welche Fassung der AGB und dieser Datenschutzinformation Sie bestätigt haben, mit Zeitpunkt, Sprache und Browserkennung. Bestätigungs-, Anmelde- und Passwort-Mails versenden wir über Resend (Abschnitt 13).
Rechtsgrundlage ist der Nutzungsvertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); den Nachweis der Zustimmung führen wir aus rechtlicher Pflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Laden Sie Teammitglieder ein, verarbeiten wir deren Name und E-Mail-Adresse, um die Einladung zu versenden.
Damit Sie angemeldet bleiben, speichert die Anwendung einen Sitzungsschlüssel im lokalen Speicher Ihres Browsers; das ist technisch erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Die Löschung Ihres Kontos können Sie per E-Mail an [email protected] verlangen.
21. Technische Infrastruktur
Die Anwendung läuft auf diesen Diensten, die als Auftragsverarbeiter für uns tätig sind:
| Dienst | Zweck | Standort der Daten | Drittland |
|---|---|---|---|
| Supabase Pte. Ltd., 65 Chulia Street #38-02/03, OCBC Centre, Singapur 049513 | Datenbank, Dateispeicher, Anmeldung, Serverfunktionen; Protokolle der Anfragen an die Anwendung mit IP-Adresse für Betrieb und Sicherheit, höchstens 28 Tage | Frankfurt am Main; Supportsystem in Irland | Zugriffe aus Singapur und den USA für Support und Wartung möglich; Standardvertragsklauseln |
| Cloudflare, Inc. (Abschnitt 7) | Auslieferung der Oberfläche, Schutz vor Angriffen | weltweites Netz | USA, Data Privacy Framework |
| Google Cloud EMEA Limited (Abschnitt 18) | KI-Verarbeitung (Abschnitt 33), Schnittstelle für KI-Assistenten (Abschnitt 28), Benachrichtigung über neue Gmail-Nachrichten | Frankfurt, Belgien, EU-Rechenzentren | Zugriffe der Google LLC möglich; Data Privacy Framework |
Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
22. Nutzungsanalyse und Marketing in der Anwendung
Auch in der Anwendung fragen wir über Cookiebot (Abschnitt 8) nach Ihrer Einwilligung. Ohne Einwilligung laden die folgenden Dienste nicht.
PostHog (Kategorie „Statistik“): Wir erfassen, welche Funktionen Sie nutzen, sowie technische Fehler. Dafür legen wir ein Nutzerprofil mit Nutzer-ID, Name, E-Mail-Adresse, Firma, Rolle und Tarif an. Texte und Eingaben auf dem Bildschirm werden nicht erfasst, Sitzungsaufzeichnungen sind abgeschaltet. Anbieter, Standort und Speicherdauer wie in Abschnitt 9.
Google Analytics 4 (Kategorie „Statistik“): Anbieter, erfasste Daten und Speicherdauer wie in Abschnitt 10, mit einer eigenen Auswertung für die Anwendung.
Meta-Pixel (Kategorie „Marketing“): wie in Abschnitt 11. Haben Sie in Marketing eingewilligt, melden wir den Abschluss Ihrer Registrierung zusätzlich direkt von unserem Server an Meta (Conversions API). Dabei übermitteln wir Ihre E-Mail-Adresse und Nutzer-ID nur als Prüfsumme (Hash), außerdem IP-Adresse, Browserkennung, die Meta-Cookies „_fbp“ und „_fbc“ sowie die Adresse der Seite.
LinkedIn Insight Tag (Kategorie „Marketing“): Es misst, ob eine Registrierung auf eine Anzeige bei LinkedIn zurückgeht, und ermöglicht Werbung für ähnliche Zielgruppen. Anbieter ist die LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Irland. LinkedIn kann die Daten Ihrem LinkedIn-Konto zuordnen. Für die Erhebung und Übermittlung der Daten sind wir mit LinkedIn gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO); LinkedIn übernimmt dabei die Information der Betroffenen über die eigene Verarbeitung und die Bearbeitung von Betroffenenanfragen. LinkedIn ist nach dem Data Privacy Framework zertifiziert; eine Übermittlung in die USA ist möglich.
Rechtsgrundlage für diese Dienste ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Die eingesetzten Cookies und ihre Laufzeiten zeigt die Übersicht unter flino.com/cookies.
Serverseitige Nutzungsereignisse: Unabhängig vom Banner protokollieren wir auf unseren Servern, wann wesentliche Schritte im Produkt passieren, etwa Registrierung bestätigt, Angebot angelegt, Nachfass-E-Mail versendet, Antwort eingegangen, sowie technische Fehler und Laufzeiten der KI. Diese Ereignisse tragen Ihre Nutzer- und Firmen-ID, aber keine Inhalte von Angeboten oder E-Mails, und werden in PostHog in der EU gespeichert. Wir nutzen sie, um den Betrieb zu überwachen, Fehler zu finden, die Abrechnung zu prüfen und das Produkt zu verbessern. Auf Ihr Endgerät wird dabei nicht zugegriffen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
23. Kundenbeziehung, CRM und persönliche Ansprache
Nach der Bestätigung Ihrer Registrierung legen wir Sie mit Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer als Kontakt in unserem CRM-System an. Dort verwalten wir auch Kontakte aus Terminbuchungen, dem Rechner und dem Partnerprogramm. Unser CRM-Dienstleister hat seinen Sitz im Vereinigten Königreich und kann Daten auch in den USA verarbeiten; für das Vereinigte Königreich gilt ein Angemessenheitsbeschluss, für die USA gelten Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage ist während der Geschäftsbeziehung und ihrer Anbahnung der Nutzungsvertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), danach unser berechtigtes Interesse an einer erneuten Ansprache (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir speichern die Daten, solange die Geschäftsbeziehung besteht, danach, solange wir ein berechtigtes Interesse an einer erneuten Ansprache haben, und darüber hinaus bis zum Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.
Anreicherung: Anschließend lassen wir Ihre berufliche E-Mail-Adresse durch einen Dienstleister für Vertriebsautomatisierung um berufliche Angaben ergänzen: LinkedIn-Profil, Firma, Website und Funktion. Die Angaben stammen aus öffentlich zugänglichen beruflichen Profilen und aus der Datenbank eines Anbieters beruflicher Kontaktdaten. Der Dienstleister hat seinen Sitz in den USA, der Anbieter der Kontaktdaten in Hongkong; dafür erhalten diese Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Nutzer-ID. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln. Die Ergebnisse speichern wir in unserer eigenen Datenbank.
Persönliche Ansprache: Wir nutzen diese Angaben, um Sie beim Einstieg persönlich zu unterstützen, per E-Mail des Gründers oder per Nachricht auf LinkedIn.
Rechtsgrundlage für Anreicherung und Ansprache ist unser berechtigtes Interesse an der Betreuung neuer Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können dem jederzeit widersprechen, per E-Mail an [email protected] oder über den Abmeldelink in unseren E-Mails; wir stoppen dann Anreicherung und Ansprache. Die angereicherten Angaben löschen wir mit Ihrem Konto oder nach Ihrem Widerspruch.
24. Onboarding-E-Mails
Nach der Registrierung senden wir Ihnen über einige Wochen E-Mails, die beim Einstieg helfen: Begrüßung, Hinweise auf noch nicht genutzte Funktionen, Erinnerung nach Inaktivität, Angebot einer Vorführung, Hinweise nach Erfolgen und im kostenlosen Tarif einen Hinweis auf die Bezahltarife. Welche E-Mails Sie erhalten, richtet sich danach, welche Schritte Sie im Produkt bereits gegangen sind. Versanddienst ist Resend (Abschnitt 13). Rechtsgrundlage ist der Nutzungsvertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), für die Hinweise auf unsere Tarife unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Jede E-Mail enthält einen Abmeldelink; Sie können diesen E-Mails jederzeit widersprechen.
25. Bezahlung
Bezahltarife rechnen wir über Stripe ab. Anbieter ist die Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland. Sie geben Zahlungs- und Rechnungsdaten direkt bei Stripe ein; Karten- und Kontodaten erhalten wir nicht. Wir speichern Ihre Stripe-Kundenkennung, Tarif, Laufzeit, Zahlungsstatus und bei Firmenkonten die Rechnungs-E-Mail. Stripe verarbeitet Zahlungsdaten zur Betrugsabwehr und zur Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten als eigener Verantwortlicher. Rechtsgrundlage ist der Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie handels- und steuerrechtliche Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Stripe ist nach dem Data Privacy Framework zertifiziert; eine Übermittlung an die Stripe, Inc. in den USA ist möglich.
26. Kauf über den Microsoft Marketplace
Kaufen Sie Flino über den Microsoft Marketplace, erhalten wir von der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland, die Kennung Ihres Microsoft-Mandanten, die E-Mail-Adresse von Käufer und Begünstigtem, Tarif und Laufzeit. Wir nutzen sie, um das Abonnement einzurichten und abzurechnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), und bewahren sie für die Dauer des Abonnements und danach bis zum Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen auf. Bestellung und Zahlung wickelt Microsoft ab. Microsoft ist nach dem Data Privacy Framework zertifiziert.
27. Empfehlungs- und Partnerprogramm
Registrieren Sie sich über einen Partner- oder Empfehlungslink (Abschnitt 12), speichern wir den Code an Ihrem Konto. Wer Sie über das Empfehlungsprogramm geworben hat, erhält nach Ihrer ersten bezahlten Rechnung ein Guthaben und sieht in seinem Konto Ihre E-Mail-Adresse, den Status (registriert, zahlend) und das Datum, nie Ihre Inhalte. Hat Ihr Unternehmen 90 Tage nach der ersten bezahlten Rechnung noch einen Bezahltarif, schreiben wir einem vermittelnden Vertriebspartner eine Provision gut; der Vertriebspartner erhält keine Daten über Sie. Für Partner speichern wir Name, Kontakt- und Auszahlungsdaten für die Dauer der Partnerschaft und danach bis zum Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen. Rechtsgrundlage ist der Partnervertrag bzw. unser berechtigtes Interesse an einer korrekten Abrechnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO).
28. Schnittstelle für KI-Assistenten
Nutzer der Bezahltarife können KI-Assistenten wie Claude, ChatGPT oder Copilot an ihr Flino-Konto anbinden. Die Anmeldung läuft über Auth0 der Okta, Inc., 100 First Street, San Francisco, CA 94105, USA, mit einem Einmalcode an Ihre E-Mail-Adresse; Auth0 speichert die Daten in der EU und verschickt den Code über Resend. Alternativ können Sie in Flino einen persönlichen Zugangsschlüssel erzeugen. Die Schnittstelle läuft auf Google Cloud in Belgien. Über sie kann der Assistent Angebote, Firmennamen, Kennzahlen der Pipeline, fällige Nachfassaktionen, Antworten und Kontaktnamen lesen und, wenn Sie es für Ihre Organisation freischalten, Sequenzen anhalten, fortsetzen und verschieben, Status ändern, Notizen und Antwortentwürfe anlegen und Änderungen rückgängig machen. E-Mails versendet der Assistent nicht. Jeder Zugriff wird protokolliert; die Protokolle bewahren wir für die Dauer Ihres Kontos auf.
Rechtsgrundlage ist der Nutzungsvertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Was der Assistent mit den gelesenen Daten tut, richtet sich nach den Bedingungen seines Anbieters, den Sie selbst wählen. Okta ist nach dem Data Privacy Framework zertifiziert; Zugriffe aus den USA sind möglich.
29. Support-Chat und Spracheingabe
In der Anwendung beantwortet ein KI-Assistent Ihre Fragen zur Nutzung. Er erhält Ihre Frage und Angaben zu Ihrem Konto und Ihren Angeboten, damit er konkret helfen kann; die Antwort erzeugt Google Vertex AI in der EU (Abschnitt 33). Den Chatverlauf speichern wir 30 Tage.
Notizen, Gesprächsprotokolle und Chatfragen können Sie diktieren. Die Sprache wird direkt aus Ihrem Browser an Deepgram übertragen und dort in Text umgewandelt; im Sprachmodus des Support-Chats liest Deepgram außerdem die Antwort vor und erhält dafür den Antworttext. Anbieter ist die Deepgram, Inc., 548 Market St, Suite 25104, San Francisco, CA 94104, USA. Wir nutzen ausschließlich Deepgrams Rechenzentrum in der EU und haben die Nutzung zur Modellverbesserung abgeschaltet; Ton und Text werden bei Deepgram nur für die Dauer der Verarbeitung vorgehalten. Deepgram speichert Nutzungsdaten ohne Inhalt 90 Tage; für Verwaltungszugriffe aus den USA gelten Standardvertragsklauseln. Wir speichern keine Aufnahmen, nur den erkannten Text.
Rechtsgrundlage ist der Nutzungsvertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
30. Bewertungen von KI-Entwürfen
Sie können KI-Entwürfe bewerten (gut, bearbeitet, schlecht) und kurz begründen. Diese Bewertungen und technische Metadaten von KI-Aufrufen werten wir über alle Kunden hinweg aus, um die Qualität der KI-Funktionen zu verbessern. Inhalte von E-Mails und Angeboten verwenden wir dafür nicht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem besseren Produkt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Bewertungen löschen wir mit Ihrem Konto; Metadaten ohne Inhalte bewahren wir auf, solange sie für Qualitätssicherung und Missbrauchsprüfung erforderlich sind.
Teil D: Daten, die unsere Kunden in Flino verarbeiten
31. Unsere Rolle
In Flino verwalten unsere Kunden ihre Angebote und die Kommunikation mit ihren Geschäftskontakten. Für diese Daten ist der jeweilige Kunde Verantwortlicher; wir verarbeiten sie als Auftragsverarbeiter nach seinen Weisungen auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO. Haben Sie als Empfänger eines Angebots Fragen zu Ihren Daten, wenden Sie sich bitte an das Unternehmen, das Ihnen das Angebot geschickt hat. Anfragen, die uns erreichen, leiten wir dorthin weiter. Die folgenden Abschnitte beschreiben, wie Flino diese Daten verarbeitet, damit unsere Kunden ihre Informationspflichten erfüllen können.
32. Anbindung des E-Mail-Postfachs
Verbindet ein Nutzer sein Google- oder Microsoft-365-Postfach, versendet Flino Angebots- und Nachfass-E-Mails aus diesem Postfach und erkennt Antworten von Empfängern. Dafür liest Flino neu eingehende Nachrichten (Absender, Empfänger, Betreff, Text) und ordnet Antworten den Angeboten zu. Außerdem übernimmt Flino E-Mails, die der Nutzer selbst mit dem Label oder der Kategorie „Flino“ markiert. Bei Google meldet ein Benachrichtigungsdienst neue Nachrichten; bei Microsoft fragt Flino das Postfach alle fünf Minuten ab. Mit Kalenderzugriff prüft Flino freie Zeiten und legt auf Wunsch Termine an; Google-Drive-Dateien liest Flino nur, wenn der Nutzer sie auswählt.
Zugangsschlüssel speichern wir mit AES-256 verschlüsselt. Mailtexte speichern wir 90 Tage vollständig und kürzen sie danach auf die ersten 5.000 Zeichen. Anhänge versendeter E-Mails löschen wir 30 Tage nach dem Versand, nicht versendete nach 48 Stunden. Die Verbindung lässt sich jederzeit in Flino oder im Google- bzw. Microsoft-Konto trennen.
Die Nutzung von Daten aus Google-Diensten entspricht der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen an die eingeschränkte Nutzung (Limited Use). Wir verkaufen diese Daten nicht, nutzen sie nicht für Werbung und nicht zum Training von KI-Modellen.
33. KI-Verarbeitung
Flino nutzt KI, um Angebots-PDFs auszulesen, Nachfass-E-Mails und Antwortentwürfe zu formulieren, Antworten einzuordnen und Notizen zusammenzufassen. Dafür werden Angebotsinhalte, Namen und Firmen der Kontakte, Antworttexte und Notizen an Google Vertex AI übermittelt (Anbieter: Google Cloud EMEA Limited, Abschnitt 18). Die Verarbeitung läuft ausschließlich in EU-Rechenzentren; ein eigener Vermittlungsdienst in Frankfurt lässt technisch keine Region außerhalb der EU zu. Google nutzt die Eingaben nicht zum Training. Google kann Eingaben bis zu 24 Stunden im Arbeitsspeicher vorhalten, um wiederholte Anfragen zu beschleunigen, und Eingaben, die automatische Systeme als möglichen Missbrauch markieren, für begrenzte Zeit speichern und prüfen. Wir speichern zu KI-Aufrufen nur Metadaten wie Modell, Dauer und Ergebnis, nicht den Text.
Ob ein Entwurf versendet wird, entscheidet der Nutzer oder die von ihm eingerichtete Sequenz.
34. Anbindung anderer Systeme
Nutzer können Flino mit CRM-, ERP- und Buchhaltungssystemen sowie Automatisierungsdiensten verbinden. Flino übernimmt dann Angebote, Angebots-PDFs und die zugehörigen Kunden- und Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) und schreibt Statusangaben (gesendet, gewonnen, verloren) mit einem Vermerk zurück. Diese Systeme hat der Kunde selbst beauftragt.
35. Angebotsseite
Empfänger öffnen ein Angebot über einen persönlichen Link auf einer Seite von Flino. Dort setzen wir keine Cookies und laden keine Analyse- oder Werbedienste. Für den Absender protokollieren wir, welche Teile der Seite geöffnet wurden (etwa Angebot geöffnet, AGB gelesen, Termin-Link geklickt), ohne IP-Adresse und ohne Gerätekennung, und löschen diese Protokolle nach zwölf Monaten.
Bei jeder Entscheidung speichern wir Annahme oder Ablehnung, Zeitpunkt und Prüfsummen zu Angebot und AGB; bei einer Ablehnung zusätzlich Grund und Kommentar. Hat der Absender eine Annahme mit Namensangabe oder Unterschrift eingestellt, speichern wir bei der Annahme außerdem Name, Firma, Funktion, E-Mail-Adresse, Browserkennung und gegebenenfalls die Unterschrift als Bild und erzeugen daraus ein Nachweisdokument. Die Bestätigung geht bei Annahme per E-Mail über Resend an den Empfänger, sofern der Absender das nicht abgeschaltet hat. Die IP-Adresse speichern wir nicht.
Nachfass-E-Mails enthalten standardmäßig einen Link, mit dem Empfänger weitere automatische E-Mails zu einem Angebot abbestellen können. Öffnungen von E-Mails messen wir nicht.
36. Zufriedenheitsumfrage
Nach einer Entscheidung kann der Absender eine kurze Umfrage an den Empfänger schicken; der Versand läuft über sein Postfach. Wir speichern Bewertung (0 bis 10) und Kommentar, ohne IP-Adresse. Auf der Umfrageseite fragen wir über Cookiebot nach einer Einwilligung (Abschnitt 8); ohne Einwilligung laden dort keine Analyse- oder Werbedienste.
37. Firmenkonten
Im Tarif Team können Inhaber und Administratoren eines Firmenkontos die angebotsbezogenen Daten ihrer Mitarbeiter einsehen, einschließlich des Inhalts angebotsbezogener E-Mails. Darüber informiert das jeweilige Unternehmen seine Mitarbeiter. Mitarbeiter von Flino sehen Ausschnitte von Kundendaten nur, soweit es für Support und Fehlerbehebung nötig ist; Zugriffe über unseren Admin-Bereich werden protokolliert.
Teil E: Weiteres
38. Unternehmensauftritte in sozialen Netzwerken
Wir unterhalten Seiten auf LinkedIn, Facebook, Instagram und YouTube. Besuchen Sie diese, verarbeitet der Betreiber Ihre Daten nach seinen eigenen Bestimmungen und stellt uns zusammengefasste Statistiken bereit. Für diese Statistiken sind wir mit dem Betreiber gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer Präsenz in sozialen Netzwerken (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Ihre Rechte können Sie bei uns oder beim Betreiber geltend machen; Anfragen an uns leiten wir weiter. Die Betreiber können Daten in die USA übermitteln.
- LinkedIn: LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Irland; Datenschutzrichtlinie: linkedin.com/legal/privacy-policy; Vereinbarung zu Seiten-Statistiken: legal.linkedin.com/pages-joint-controller-addendum
- Facebook und Instagram: Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland; Datenschutzrichtlinie: facebook.com/privacy/policy; Vereinbarung zu Seiten-Insights: facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum
- YouTube: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; Datenschutzerklärung: policies.google.com/privacy
39. Sicherheit
Wir übertragen Daten verschlüsselt (TLS) und speichern sie verschlüsselt. Zugangsschlüssel zu E-Mail-Postfächern und angebundenen Systemen sind zusätzlich mit AES-256 verschlüsselt. Der Zugriff auf Kundendaten ist technisch auf das jeweilige Konto beschränkt; Verwaltungszugänge zu unseren Cloud-Diensten sind mit Zwei-Faktor-Anmeldung geschützt. Ein externer Dienstleister führt mehrmals im Jahr Penetrationstests durch; die Anwendung wurde im Rahmen des Google-CASA-Verfahrens geprüft.
40. Speicherdauer im Überblick
| Daten | Speicherdauer |
|---|---|
| Server-Protokolle der Website | keine eigene Speicherung; Cloudflare speichert Anfrageprotokolle für uns nicht |
| Protokolle der Anfragen an die Anwendung | höchstens 28 Tage |
| Sprachauswahl (Cookie „flino_lang“) | 1 Jahr |
| Cookie-Einwilligung | 12 Monate |
| Google Analytics | höchstens 14 Monate |
| PostHog-Ereignisse | bis zu 7 Jahre |
| Partnercode / Empfehlungscode im Browser | 60 Tage / 30 Tage |
| Supportanfragen | solange Rückfragen zu erwarten sind; Geschäftsbriefe 6 Jahre |
| Hotline | Aufnahmen 30 Tage, Transkripte 90 Tage, Verbindungsdaten 6 Monate |
| Partnerbewerbungen ohne Partnerschaft | 6 Monate |
| Partnerdaten | Dauer der Partnerschaft, danach gesetzliche Aufbewahrungsfristen |
| Newsletter | bis zur Abmeldung, danach E-Mail-Adresse in Sperrliste |
| Kontakte im CRM | Dauer der Geschäftsbeziehung, danach solange ein berechtigtes Interesse an erneuter Ansprache besteht, darüber hinaus bis Ablauf gesetzlicher Fristen |
| Angereicherte Angaben | bis zur Kontolöschung oder zum Widerspruch |
| Nutzerkonto und Inhalte | bis zur Löschung des Kontos |
| Mailtexte in Flino | 90 Tage vollständig, danach gekürzt auf 5.000 Zeichen bis zur Kontolöschung |
| Mailanhänge | 30 Tage nach Versand, nicht versendet 48 Stunden |
| Klickprotokolle der Angebotsseite | 12 Monate |
| Protokolle der KI-Assistenten-Schnittstelle | Dauer des Kontos |
| Support-Chat | 30 Tage |
| Sprachaufnahmen | keine Speicherung |
| Bewertungen von KI-Entwürfen | bis zur Kontolöschung |
| Metadaten zu KI-Aufrufen | solange für Qualitätssicherung und Missbrauchsprüfung erforderlich |
| Daten aus dem Microsoft Marketplace | Dauer des Abonnements, danach gesetzliche Aufbewahrungsfristen |
| Rechnungen und Buchungsbelege | 8 Jahre |
| Nachweis der Zustimmung zu AGB und Datenschutzinformation | bis 3 Jahre nach Vertragsende |
41. Änderungen
Wir passen diese Information an, wenn sich unsere Verarbeitung ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung. Liegt diese Information in weiteren Sprachen vor, ist die deutsche Fassung maßgeblich.