Kunde zahlt nicht – was tun? Verzug, Verzugszinsen, Inkasso

Eine offene Rechnung, die einfach nicht beglichen wird, ist Stress – sie kostet Nerven, Liquidität und manchmal eine gute Kundenbeziehung gleich mit. Die gute Nachricht: In den allermeisten Fällen ist das Problem lösbar, oft schon mit einer freundlichen Nachricht. Nur ein kleiner Teil der Fälle landet wirklich vor Gericht oder beim Inkasso. Dieser Leitfaden zeigt dir Schritt für Schritt, was du tun kannst, wenn ein Kunde nicht zahlt – ruhig, in sinnvoller Reihenfolge und so, dass du nicht zu früh eskalierst.

Erst die Ursache klären

Bevor du irgendetwas verschickst, lohnt sich ein kurzer Moment Nachdenken: Warum zahlt dein Kunde eigentlich nicht? Die Antwort entscheidet darüber, wie du sinnvoll reagierst – und mit Mahnungen kommst du längst nicht in jedem Fall weiter.

Einfach vergessen. Das ist mit Abstand der häufigste Grund. Deine Rechnung ist im Posteingang nach unten gerutscht, ging im Urlaub unter oder wurde zwischen hundert anderen E-Mails übersehen. Hier reicht meist ein kurzer, freundlicher Hinweis – ganz ohne Druck.

Unzufriedenheit. Manchmal liegt hinter dem Schweigen ein Problem mit deiner Leistung. Der Kunde findet die Arbeit nicht abgeschlossen, hat eine Reklamation oder fühlt sich nicht gut betreut – und hält die Zahlung deshalb zurück. In diesem Fall hilft keine Mahnung, sondern ein klärendes Gespräch. Frag nach, ob etwas nicht passt, bevor der Ton zwischen euch kippt.

Liquidität. Der Kunde will zahlen, kann aber gerade nicht. Engpässe passieren – gerade bei kleineren Firmen und Soloselbstständigen. Hier ist eine pragmatische Lösung oft besser als Druck: eine Ratenzahlung, ein kurzer Aufschub gegen ein verbindliches Datum. Du bekommst dein Geld, der Kunde bleibt dir erhalten.

Wenn du die Ursache kennst, fällt die nächste Entscheidung leichter. Bei „vergessen" und „Liquidität" lohnt sich der freundliche Weg; bei „Unzufriedenheit" steht das Gespräch vor jedem formalen Schritt.

Schritt 1: Freundlich erinnern

Der erste Schritt ist fast nie eine Mahnung, sondern eine freundliche Erinnerung. Sie unterstellt nichts und geht davon aus, dass die Rechnung schlicht durchgerutscht ist. Genau dieser Ton löst die meisten offenen Rechnungen, ohne dass die Stimmung kippt – und du wirkst professionell statt knausrig.

Den passenden Text dafür musst du nicht selbst formulieren: Der kostenlose Nachfass-E-Mail-Generator entwirft dir in Sekunden eine freundliche, aber konkrete Nachricht – mit Bezug auf Rechnungsnummer und Datum, ohne vorwurfsvoll zu klingen. Du kopierst sie, passt sie bei Bedarf an und schickst sie ab.

Wie du dabei dranbleibst, ohne aufdringlich zu wirken, und wann der richtige Zeitpunkt für die nächste Nachricht ist, zeigt dir der Leitfaden zum Angebote nachfassen. Die Logik dort lässt sich eins zu eins auf offene Rechnungen übertragen: lieber früh und freundlich erinnern als spät und verärgert.

Schritt 2: Förmlich mahnen

Reagiert der Kunde auf die freundliche Erinnerung nicht, wird es Zeit für eine förmliche Mahnung. Der Unterschied: Sie macht deutlich, dass die Zahlung überfällig ist, setzt eine konkrete Frist und kann auf Folgen hinweisen. Wichtig ist der Begriff Verzug – ab dem Moment, in dem dein Kunde in Zahlungsverzug ist, greifen bestimmte Rechte, etwa auf Verzugszinsen.

In der Praxis hat sich ein gestaffeltes Vorgehen bewährt: Du beginnst mit einer ersten, sachlichen Mahnung und schärfst den Ton von Stufe zu Stufe nach, bis hin zur letzten Mahnung mit klarer Konsequenz. Das schützt die Kundenbeziehung und dokumentiert zugleich, dass du mehrfach informiert hast. Wie viele Stufen du nutzt, ist deine Entscheidung – gesetzlich ist keine bestimmte Anzahl vorgeschrieben.

Wie Zahlungserinnerung und Mahnung sich unterscheiden, wann genau Verzug eintritt und wie die einzelnen Stufen formuliert werden, liest du ausführlich im Leitfaden Mahnung schreiben. Dort findest du auch fertige Formulierungsbeispiele für jede Stufe.

Statt jede Mahnung neu zu schreiben, lässt du sie dir am schnellsten erstellen: Der kostenlose Mahnungs-Generator fragt nur Rechnungsnummer, Betrag, Datum und Mahnstufe ab und gibt dir einen sauber formulierten Text mit passender Frist und passendem Ton aus – ohne Anmeldung. Du wählst zwischen freundlicher Zahlungserinnerung und letzter Mahnung und passt den Vorschlag bei Bedarf an.

Verzugszinsen & 40-€-Pauschale

Sobald sich dein Kunde in Verzug befindet, kannst du in der Regel Verzugszinsen verlangen. Wie hoch sie ausfallen, richtet sich nach dem gesetzlichen Verzugszinssatz, der sich am sogenannten Basiszinssatz orientiert und bei Geschäften mit Verbrauchern niedriger ist als zwischen Unternehmen. Du musst diese Zinsen nicht geltend machen – aber du darfst.

Bei Geschäften zwischen Unternehmen (B2B) sieht das Gesetz zusätzlich eine pauschale Entschädigung von 40 € vor, wenn der Schuldner in Verzug gerät. Sie soll den Aufwand der Beitreibung abdecken und kommt unabhängig von tatsächlich entstandenen Kosten in Betracht. Daneben kannst du nachweisbare Kosten – etwa Porto für einen Mahnbrief – weitergeben. Das alles ist eine neutrale Einordnung und keine Rechtsberatung; ob und in welcher Höhe Zinsen und Pauschale im konkreten Fall greifen, hängt von den Umständen ab.

Schritt 3: Gerichtliches Mahnverfahren

Reagiert der Kunde auf keine deiner Mahnungen, bleibt der formale Weg. Der gerichtliche Mahnbescheid ist ein vergleichsweise günstiges und unbürokratisches Verfahren, mit dem du einen vollstreckbaren Titel über deine Forderung erwirken kannst – ohne Anwalt und ohne klassischen Prozess.

Kurz erklärt läuft es so: Du beantragst beim zuständigen Mahngericht einen Mahnbescheid, in der Regel online. Das Gericht stellt ihn dem Schuldner zu. Zahlt er nicht und widerspricht er auch nicht innerhalb der Frist, beantragst du anschließend den Vollstreckungsbescheid – damit hast du einen Titel in der Hand, aus dem du vollstrecken lassen kannst. Widerspricht der Kunde jedoch, geht der Fall in ein normales Gerichtsverfahren über. Dann steigt der Aufwand, und spätestens hier ist fachkundige Unterstützung sinnvoll.

Der Mahnbescheid lohnt sich vor allem, wenn die Forderung unstrittig ist und der Kunde einfach nicht reagiert. Ist die Leistung dagegen umstritten, ist das klärende Gespräch oder gleich rechtliche Beratung meist der bessere Weg.

Schritt 4: Inkasso oder Anwalt

Alternativ oder ergänzend zum Mahnverfahren kannst du den Vorgang an ein Inkassobüro übergeben. Es übernimmt die Eintreibung, schreibt den Schuldner in deinem Namen an und kümmert sich um die weitere Verfolgung. Viele Inkassodienstleister arbeiten erfolgsabhängig oder mit gestaffelten Gebühren, die sich an der Forderungshöhe orientieren – einen Teil davon kannst du im Verzugsfall an den Schuldner weitergeben, aber nicht unbegrenzt. Vergleiche die Konditionen vorher, damit von einer kleineren Forderung am Ende noch etwas übrig bleibt.

Ein Anwalt lohnt sich besonders, wenn die Forderung hoch ist, der Sachverhalt strittig oder rechtlich kniffliger ist. Eine anwaltliche Aufforderung hat oft mehr Gewicht als eine weitere eigene Mahnung, und im Streitfall hast du gleich fachkundige Begleitung an deiner Seite. Welcher Weg sinnvoll ist, hängt von Höhe der Forderung, Aufwand und deiner Beziehung zum Kunden ab – eine pauschale Antwort gibt es nicht.

Zahlungsausfälle vorbeugen

Der beste Umgang mit nicht zahlenden Kunden ist, es gar nicht erst so weit kommen zu lassen. Ein paar Gewohnheiten senken dein Ausfallrisiko deutlich.

Klare Zahlungsziele. Schreibe auf jede Rechnung ein konkretes Zahlungsdatum statt vager Formulierungen. „Zahlbar bis 15. Juli" ist verbindlicher als „zahlbar innerhalb von 14 Tagen" – und im Zweifel auch für den Verzug eindeutiger.

Anzahlung oder Abschlag. Bei größeren Projekten musst du nicht in Vorleistung gehen. Eine Anzahlung zu Beginn und Abschlagszahlungen bei längeren Aufträgen verteilen das Risiko und zeigen dir früh, ob der Kunde zuverlässig zahlt.

Bonität prüfen. Bei neuen Kunden und größeren Beträgen lohnt sich ein kurzer Blick auf die Zahlungsfähigkeit – ein Handelsregisterauszug oder eine Bonitätsauskunft genügt oft, um Warnsignale zu erkennen, bevor du loslegst.

Frühzeitig nachfassen. Je schneller du auf eine überfällige Rechnung reagierst, desto seltener wird daraus ein echtes Problem. Wer erst nach Wochen erinnert, signalisiert, dass es nicht so dringend ist. Dieselbe Logik gilt übrigens schon eine Stufe früher: Wenn ein Interessent auf dein Angebot nicht reagiert, hilft konsequentes Dranbleiben – wie das gelingt, zeigt der Leitfaden Kunde antwortet nicht auf Angebot.

Häufige Fragen

Ab wann ist ein Kunde im Verzug?

Dein Kunde kommt in Verzug, sobald er nach einer Mahnung nicht zahlt. Auch ohne Mahnung tritt Verzug häufig spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein – bei Verbrauchern allerdings nur, wenn du in der Rechnung darauf hingewiesen hast. Habt ihr ein konkretes Zahlungsdatum vereinbart, kann Verzug schon mit dessen Ablauf eintreten.

Lohnt sich ein Mahnbescheid?

Das gerichtliche Mahnverfahren ist vergleichsweise günstig und ohne Anwalt machbar. Es lohnt sich besonders, wenn die Forderung unstrittig ist und der Kunde einfach nicht reagiert. Widerspricht er dem Mahnbescheid, geht das Verfahren in einen normalen Prozess über – dann steigt der Aufwand.

Was kostet Inkasso?

Viele Inkassobüros arbeiten erfolgsabhängig oder mit gestaffelten Gebühren, die sich an der Forderungshöhe orientieren. Einen Teil dieser Kosten kannst du im Verzugsfall an den Schuldner weitergeben, aber nicht in jeder Höhe. Vergleiche Konditionen vorab, damit am Ende von einer kleinen Forderung nicht zu wenig übrig bleibt.

Wie vermeide ich Zahlungsausfälle?

Setze klare Zahlungsziele, arbeite bei größeren Projekten mit Anzahlung oder Abschlägen, prüfe bei Neukunden die Bonität und fasse offene Rechnungen früh und freundlich nach. Je schneller du erinnerst, desto seltener wird aus einer vergessenen Rechnung ein echtes Problem.