Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG (mit Vorlage)

Eine Rechnung ist mehr als die Aufforderung, Geld zu überweisen – sie ist ein steuerlich relevantes Dokument. Fehlt eine Pflichtangabe, kann dein Kunde im schlimmsten Fall den Vorsteuerabzug verlieren, und im Zweifel landet die Rechnung als Korrektur wieder bei dir. Genauso wichtig: Eine korrekte, schnell verschickte Rechnung ist die Grundlage für pünktliche Zahlungen und damit für deinen Cashflow. Dieser Leitfaden zeigt dir, welche Angaben jede Rechnung nach § 14 UStG braucht, wo die typischen Stolperfallen liegen – und wie du in zwei Minuten eine saubere Rechnung erstellst.

Warum die korrekte Rechnung Pflicht ist – und gut fürs Geschäft

Sobald du als Selbstständiger eine Leistung an ein Unternehmen erbringst, bist du grundsätzlich verpflichtet, eine Rechnung auszustellen – in der Regel innerhalb von sechs Monaten. Das ist keine Formsache: Das Umsatzsteuergesetz schreibt in § 14 genau vor, welche Angaben enthalten sein müssen. Fehlt etwas, ist die Rechnung formell fehlerhaft. Für deinen Geschäftskunden hängt am korrekten Beleg der Vorsteuerabzug – ein handfestes finanzielles Interesse, dass deine Rechnung stimmt.

Der zweite Grund ist rein wirtschaftlich. Jede Rechnung, die du verspätet, fehlerhaft oder gar nicht stellst, verzögert deinen Geldeingang. Gerade als Solo-Selbstständiger lebst du von einem stabilen Cashflow: Die Arbeit ist getan, das Geld muss rein. Eine Rechnung, die du noch am Tag der Lieferung fehlerfrei verschickst, wird schneller bezahlt als eine, die zwei Wochen liegen bleibt und dann wegen einer fehlenden Steuernummer reklamiert wird. Korrektheit und Tempo gehen hier Hand in Hand.

Die Pflichtangaben nach § 14 UStG

Eine vollständige Rechnung enthält nach § 14 Abs. 4 UStG die folgenden acht Bestandteile. Geh sie wie eine Checkliste durch – fehlt einer, ist die Rechnung formell nicht korrekt:

1. Name und Anschrift beider Parteien. Vollständiger Name und vollständige Adresse sowohl des leistenden Unternehmers (also von dir) als auch des Leistungsempfängers (deines Kunden).
2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Eine der beiden Nummern, die dir das Finanzamt bzw. das Bundeszentralamt für Steuern zugeteilt hat.
3. Ausstellungsdatum. Das Datum, an dem du die Rechnung erstellst.
4. Fortlaufende Rechnungsnummer. Eine einmalige Nummer, die der Rechnung eindeutig zugeordnet ist und lückenlos vergeben wird.
5. Menge und Art der Leistung. Eine handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Produkte oder der erbrachten Dienstleistung – konkret genug, dass nachvollziehbar ist, was berechnet wird.
6. Leistungsdatum oder Leistungszeitraum. Der Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung. Das darf vom Ausstellungsdatum abweichen und ist eine eigene Pflichtangabe – auch dann, wenn beide Daten zufällig identisch sind.
7. Entgelt (netto), nach Steuersätzen aufgeschlüsselt. Der reine Netto-Betrag, getrennt nach unterschiedlichen Steuersätzen oder vereinbarten Minderungen, falls vorhanden.
8. Steuersatz und Steuerbetrag – oder § 19-Hinweis. Der anzuwendende Steuersatz (in der Regel 19 % oder 7 %) und der daraus resultierende Umsatzsteuerbetrag. Als Kleinunternehmer ersetzt du diesen Punkt durch einen Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG.

Klingt nach viel? In der Praxis baust du diese Punkte einmal in eine Vorlage ein und musst dann nur noch die Leistung und den Betrag eintragen. Genau das übernimmt der kostenlose Rechnungs-Generator von Flino: Er fragt die Pflichtangaben strukturiert ab, sodass du keinen Bestandteil vergessen kannst, und gibt dir eine fertige Rechnung als PDF oder Word aus.

Kleinbetragsrechnung bis 250 €

Für kleine Beträge sieht der Gesetzgeber eine Erleichterung vor. Liegt der Gesamtbetrag einer Rechnung bei höchstens 250 € (brutto, inklusive Umsatzsteuer), gilt sie als Kleinbetragsrechnung – und die Anforderungen sind reduziert. Hier reichen folgende Angaben:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (deine Daten)
• Ausstellungsdatum
• Menge und Art der gelieferten Leistung
• Bruttobetrag und der enthaltene Steuersatz (oder der Hinweis auf die Steuerbefreiung)

Du brauchst bei der Kleinbetragsrechnung also weder die Anschrift des Empfängers noch eine fortlaufende Rechnungsnummer oder den gesondert ausgewiesenen Steuerbetrag. Das ist praktisch für Bewirtungsbelege, Kassenzettel oder kleine Materialrechnungen. Sobald du aber die 250-€-Grenze überschreitest, gelten wieder alle acht Pflichtangaben von oben.

Umsatzsteuer ausweisen – oder nicht?

Ob du auf deiner Rechnung Umsatzsteuer ausweist, hängt davon ab, ob du der Regelbesteuerung unterliegst oder die Kleinunternehmerregelung nutzt.

Regelbesteuerung. Als regelbesteuerter Unternehmer schlägst du auf den Netto-Betrag die Umsatzsteuer auf – meist 19 %, für bestimmte Leistungen 7 %. Du weist Netto, Steuersatz, Steuerbetrag und Brutto getrennt aus. Wie hoch der Bruttobetrag bei einem gegebenen Netto-Betrag ausfällt (und umgekehrt), rechnet dir der MwSt-Rechner in Sekunden aus – nützlich, wenn du aus einem vereinbarten Brutto-Preis den Netto-Anteil herauslösen musst.

Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG. Bleibst du unter den Umsatzgrenzen der Kleinunternehmerregelung, weist du gar keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen kommt auf die Rechnung ein kurzer Hinweis, etwa: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Steuersatz und Steuerbetrag entfallen dann komplett. Ob die Regelung für dich greift und ob sie sich rechnet, prüfst du mit dem Kleinunternehmer-Rechner. Die größeren Zusammenhänge – von der Vorsteuer bis zur Voranmeldung – erklärt der Leitfaden zur Umsatzsteuer für Selbstständige.

Die fortlaufende Rechnungsnummer

Die Rechnungsnummer macht in der Praxis überraschend oft Ärger. Sie muss einmalig sein – keine Nummer darf doppelt vergeben werden – und einem nachvollziehbaren System folgen. „Fortlaufend" bedeutet nicht, dass keine Lücken erlaubt wären; entscheidend ist, dass jede Nummer nur einmal existiert und das System logisch ist. Viele kombinieren Jahr und laufende Zahl, etwa 2026-001, 2026-002 und so weiter.

Wichtig ist Konsequenz: Wer parallel Word-Vorlagen, ein Tool und handschriftliche Belege nutzt, vergibt schnell versehentlich Dubletten. Welche Systematik sich bewährt und welche Fehler du vermeidest, liest du im Detail im Leitfaden zum Rechnungsnummer vergeben.

Die häufigsten Fehler

Das Leistungsdatum vergessen. Der Klassiker. Viele setzen nur das Ausstellungsdatum und übersehen, dass der Leistungszeitraum eine eigene Pflichtangabe ist. Auch wenn beide Daten gleich sind, muss das Leistungsdatum explizit genannt werden.

Zu vage Leistungsbeschreibung. „Beratung" oder „diverse Arbeiten" reicht nicht. Die Leistung muss so beschrieben sein, dass nachvollziehbar ist, was abgerechnet wurde – etwa „Konzeption und Umsetzung der Startseite, 12 Stunden".

Doppelte oder unsystematische Rechnungsnummern. Sobald eine Nummer zweimal auftaucht, ist die Buchhaltung angreifbar. Ein durchgängiges System verhindert das.

Falscher oder fehlender Steuersatz. Mal 19 %, mal 7 %, mal vergessen – wer den Steuersatz nicht sauber zuordnet, riskiert eine fehlerhafte Rechnung. Als Kleinunternehmer wiederum darf gar keine Umsatzsteuer auftauchen.

Steuernummer vergessen. Ohne Steuernummer oder USt-IdNr. ist die Rechnung unvollständig – ein häufiger Reklamationsgrund bei Geschäftskunden.

Zahlungsziel & was bei Verzug gilt

Ein klares Zahlungsziel auf der Rechnung ist keine Pflichtangabe, aber dringend zu empfehlen. Üblich sind Formulierungen wie „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug" mit einem konkreten Datum. Je eindeutiger das Ziel, desto weniger Diskussionen entstehen – und desto klarer ist der Zeitpunkt, ab dem Verzug eintritt.

Zahlt der Kunde nicht, gerät er spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung automatisch in Verzug – bei Verbrauchern allerdings nur, wenn du in der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen hast. Ab Verzug darfst du Verzugszinsen und gegebenenfalls einen pauschalen Schadensersatz geltend machen. Wie du sauber, höflich und wirkungsvoll nachfasst, ohne die Kundenbeziehung zu belasten, zeigt der Leitfaden zur Mahnung schreiben.

So erstellst du deine Rechnung in 2 Minuten

Du musst keine Vorlage von Grund auf bauen und auch keine Pflichtangabe auswendig lernen. Am schnellsten geht es mit dem kostenlosen Rechnungs-Generator von Flino: Du trägst deine Daten und die deines Kunden ein, beschreibst die Leistung, wählst den Steuersatz – oder den Kleinunternehmer-Hinweis – und bekommst sofort eine korrekte Rechnung als PDF oder Word. Alle acht Pflichtangaben sind strukturiert hinterlegt, sodass du nichts vergessen kannst.

So gehst du vor:

1. Stammdaten eintragen: Name, Anschrift und Steuernummer – einmal eingegeben, immer wieder nutzbar.
2. Kundendaten und Leistung erfassen: Empfänger, Leistungsbeschreibung, Menge und Leistungsdatum.
3. Steuer wählen: 19 %, 7 % oder den § 19-Hinweis als Kleinunternehmer.
4. Exportieren: Fertige Rechnung als PDF oder Word herunterladen und verschicken.

Wenn du ohnehin vorab ein Angebot verschickst, lohnt sich ein Blick auf die Pflichtbestandteile beim Angebot schreiben – ein sauberes Angebot lässt sich später fast eins zu eins in die Rechnung übernehmen und spart dir doppelte Arbeit.