Umsatzsteuer für Selbstständige einfach erklärt (19 %, 7 %, Vorsteuer)

Umsatzsteuer klingt nach kompliziertem Steuerrecht – nach Prozentsätzen, Voranmeldungen und Formularen, die man lieber meidet. Dabei ist der Grundgedanke einfacher, als es zunächst wirkt: Für dich als Selbstständigen ist die Umsatzsteuer im Kern ein durchlaufender Posten. Du nimmst sie von deinen Kunden ein und gibst sie ans Finanzamt weiter – verdienen tust du an ihr nichts, sie kostet dich aber unterm Strich auch nichts. Dieser Leitfaden erklärt dir Schritt für Schritt, wie das funktioniert, wann 19 % und wann 7 % gelten, was es mit der Vorsteuer auf sich hat und wie du die Steuer korrekt auf deiner Rechnung ausweist.

Was ist die Umsatzsteuer?

Die Umsatzsteuer ist eine Steuer, die am Ende der Verbraucher trägt – aber von dir als Unternehmer eingezogen und ans Finanzamt abgeführt wird. Du bist damit eine Art Treuhänder: Auf fast jede Leistung, die du verkaufst, schlägst du einen festen Prozentsatz auf. Diesen Aufschlag kassierst du zwar von deinem Kunden, er gehört dir aber nicht. Stattdessen leitest du ihn an den Staat weiter.

Ein einfaches Beispiel: Du stellst eine Leistung für 1.000 € (netto) in Rechnung. Mit 19 % Umsatzsteuer zahlt dein Kunde 1.190 €. Die 1.000 € sind dein Umsatz, die 190 € sind Umsatzsteuer, die du für das Finanzamt einsammelst und später dorthin abführst. Genau deshalb spricht man von einem durchlaufenden Posten: Das Geld fließt durch dein Konto hindurch, gehört aber wirtschaftlich nicht dir.

Wichtig ist, diese Steuer von deiner persönlichen Einkommensteuer zu trennen. Die Einkommensteuer zahlst du auf deinen Gewinn – das ist deine eigene Belastung. Die Umsatzsteuer dagegen ist nur durchgereicht. Verwechselst du beides und gibst die eingenommene Umsatzsteuer aus, fehlt sie dir später bei der Zahlung ans Finanzamt. Lege sie deshalb am besten gedanklich (oder auf einem separaten Konto) beiseite.

Regelsatz 19 % vs. ermäßigt 7 %

In Deutschland gibt es zwei wichtige Umsatzsteuersätze. Der Regelsatz von 19 % ist der Normalfall und gilt für die allermeisten Leistungen, die Selbstständige erbringen – von der Beratung über Webdesign und Texterstellung bis zur Handwerksleistung. Wenn du nicht ausdrücklich weißt, dass für deine Tätigkeit etwas anderes gilt, ist 19 % die richtige Annahme.

Der ermäßigte Satz von 7 % ist die Ausnahme und gilt nur für bestimmte, im Gesetz genau aufgezählte Leistungen. Dazu gehören zum Beispiel viele Lebensmittel, Bücher und E-Books, Zeitungen und Zeitschriften, der öffentliche Personennahverkehr oder bestimmte kulturelle Leistungen. Auch manche künstlerischen und publizistischen Tätigkeiten können unter den ermäßigten Satz fallen.

Die Faustregel lautet: Dienstleistungen und die meisten Produkte unterliegen 19 %, eine festgelegte Liste von Gütern des täglichen Bedarfs und Kulturgütern 7 %. Welcher Satz für deine konkrete Leistung gilt, ist nicht immer eindeutig – gerade an den Rändern gibt es Abgrenzungsfragen. Bist du unsicher, lass das von deinem Steuerberater prüfen, statt zu schätzen. Eine falsche Einordnung kann später teuer werden.

Netto und Brutto: USt aufschlagen oder herausrechnen

Beim Thema Umsatzsteuer dreht sich vieles um zwei Begriffe: netto und brutto. Netto ist der Betrag ohne Umsatzsteuer – das, was am Ende dein Umsatz ist. Brutto ist der Betrag inklusive Umsatzsteuer – das, was dein Kunde tatsächlich überweist. Zwischen beiden liegt genau der Steueraufschlag.

In zwei Richtungen musst du rechnen können. Erstens das Aufschlagen: Du hast einen Netto-Preis und willst wissen, was der Kunde brutto zahlt. Bei 1.000 € netto und 19 % sind das 1.000 € × 1,19 = 1.190 € brutto. Zweitens das Herausrechnen: Du hast einen Brutto-Betrag und willst wissen, wie viel davon Umsatzsteuer ist. Aus 1.190 € brutto holst du die Steuer mit 1.190 € ÷ 1,19 = 1.000 € netto heraus, der Steueranteil sind also 190 €.

Diese Rechnerei musst du dir nicht selbst antun. Am schnellsten geht es mit unserem kostenlosen MwSt-Rechner: Du gibst einen Betrag ein, wählst 19 % oder 7 % und siehst sofort Netto, Brutto und den enthaltenen Steueranteil – in beide Richtungen. Gerade beim Erstellen von Angeboten und Rechnungen erspart dir das Tippfehler und Kopfrechnen.

Vorsteuer und Vorsteuerabzug

Bisher ging es nur um die Umsatzsteuer, die du einnimmst. Jetzt kommt die andere Seite: die Vorsteuer. Auch du kaufst Dinge für dein Business ein – Software, Hardware, Büromaterial, Fachliteratur, vielleicht Leistungen anderer Selbstständiger. Auf all diesen Eingangsrechnungen ist Umsatzsteuer enthalten, die du an deine Lieferanten zahlst. Diese gezahlte Steuer nennt man aus deiner Sicht Vorsteuer.

Das Schöne daran: Diese Vorsteuer kannst du dir vom Finanzamt zurückholen. Der sogenannte Vorsteuerabzug bedeutet, dass du die selbst gezahlte Umsatzsteuer mit der von deinen Kunden eingenommenen Umsatzsteuer verrechnest. Du führst also nur die Differenz ab.

Ein Beispiel: Du hast in einem Quartal 1.900 € Umsatzsteuer von deinen Kunden eingenommen und selbst 400 € Vorsteuer für einen neuen Laptop und Software bezahlt. Dann führst du nur 1.900 € − 400 € = 1.500 € ans Finanzamt ab. Die 400 € hast du dir über den Vorsteuerabzug zurückgeholt. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass dir eine ordnungsgemäße Rechnung mit allen Pflichtangaben vorliegt – ohne korrekte Rechnung kein Vorsteuerabzug.

Umsatzsteuer-Voranmeldung & Zahllast

Damit das Finanzamt sein Geld bekommt, meldest du regelmäßig, wie viel Umsatzsteuer du eingenommen und wie viel Vorsteuer du gezahlt hast. Das geschieht über die Umsatzsteuer-Voranmeldung, die du elektronisch übermittelst. Die Differenz aus eingenommener Umsatzsteuer und abziehbarer Vorsteuer ist deine Zahllast – der Betrag, den du tatsächlich überweist (oder, falls die Vorsteuer überwiegt, vom Finanzamt zurückbekommst).

Der Rhythmus hängt vom Umfang ab: Häufig meldest du monatlich oder vierteljährlich, bei geringer Steuerlast kann auch eine jährliche Abgabe in Betracht kommen. In den ersten Jahren der Selbstständigkeit ist oft die monatliche Voranmeldung vorgesehen. Welcher Rhythmus für dich gilt, legt das Finanzamt fest – kläre das am besten gleich zu Beginn mit deinem Steuerberater, damit du keine Frist verpasst.

Die Alternative: Kleinunternehmerregelung

Nicht jeder Selbstständige muss sich mit Umsatzsteuer, Vorsteuerabzug und Voranmeldung herumschlagen. Wer mit seinem Umsatz unter bestimmten Grenzen bleibt, kann die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen. Dann weist du auf deinen Rechnungen gar keine Umsatzsteuer aus, sparst dir die laufende Voranmeldung – verzichtest im Gegenzug aber auch auf den Vorsteuerabzug.

Ob sich das für dich lohnt, hängt von deiner Situation ab: von deiner Kundschaft, deinen Investitionen und deinem erwarteten Umsatz. Wie die Regelung im Detail funktioniert, welche Grenzen gelten und welche Vor- und Nachteile sie hat, liest du im Leitfaden zur Kleinunternehmerregelung. Ob du aktuell unter den Grenzen liegst, prüfst du in Sekunden mit dem Kleinunternehmer-Rechner.

USt korrekt auf der Rechnung ausweisen

Wenn du der Regelbesteuerung unterliegst, muss die Umsatzsteuer korrekt auf deiner Rechnung erscheinen. Dazu gehört, dass du den Netto-Betrag, den angewendeten Steuersatz (19 % oder 7 %), den daraus resultierenden Steuerbetrag und den Brutto-Gesamtbetrag getrennt ausweist. Nur so kann auch dein Kunde – sofern selbst Unternehmer – die Vorsteuer geltend machen.

Daneben gibt es weitere Pflichtangaben, die jede Rechnung enthalten muss, damit sie steuerlich anerkannt wird. Welche das genau sind, fasst der Leitfaden Rechnung schreiben: Pflichtangaben zusammen. Damit du nicht jedes Mal alles von Hand zusammenstellst und die Steuer korrekt aufschlüsselst, kannst du Rechnungen direkt mit dem Rechnungs-Generator erstellen – inklusive sauberem Umsatzsteuerausweis.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Mehrwertsteuer und Umsatzsteuer?

In der Praxis meinen beide Begriffe dasselbe. „Umsatzsteuer" ist der offizielle Begriff aus dem Umsatzsteuergesetz, „Mehrwertsteuer" der umgangssprachliche Ausdruck, der auch auf vielen Kassenbons und Rechnungen steht. Auf deiner Rechnung weist du die Steuer als „Umsatzsteuer" oder „USt." aus – gemeint ist immer derselbe Betrag.

Wann gelten 7 % Umsatzsteuer statt 19 %?

Der ermäßigte Satz von 7 % gilt nur für bestimmte, im Gesetz genannte Leistungen – etwa viele Lebensmittel, Bücher und E-Books, Zeitungen oder den Personennahverkehr. Die meisten klassischen Dienstleistungen von Selbstständigen fallen dagegen unter den Regelsatz von 19 %. Bist du unsicher, welcher Satz für deine Leistung gilt, kläre das mit deinem Steuerberater oder dem Finanzamt.

Was ist Vorsteuer?

Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die dir andere Unternehmen auf ihren Rechnungen berechnen, wenn du etwas für dein Business kaufst. Diese gezahlte Steuer kannst du dir im Rahmen des Vorsteuerabzugs vom Finanzamt zurückholen, indem du sie mit der von dir eingenommenen Umsatzsteuer verrechnest. Voraussetzung ist eine ordnungsgemäße Rechnung mit allen Pflichtangaben.

Muss ich eine Umsatzsteuer-Voranmeldung machen?

Wenn du der Regelbesteuerung unterliegst, ja. Du meldest dem Finanzamt regelmäßig – meist monatlich oder vierteljährlich – per Voranmeldung, wie viel Umsatzsteuer du eingenommen und wie viel Vorsteuer du gezahlt hast. Die Differenz, die Zahllast, führst du ab. Nutzt du dagegen die Kleinunternehmerregelung, entfällt die laufende Voranmeldung in der Regel.