Kostenlose Stundenzettel-Vorlage – Arbeitszeit erfassen in 2 Minuten
Trag deine Arbeitszeiten ein, sieh deinen Stundenzettel live entstehen und lade ihn als PDF, Word oder CSV herunter. Pausen werden automatisch abgezogen, die Stunden je Tag und die Gesamtstunden rechnen sich von selbst – und mit einem Stundensatz auch der Gesamtbetrag. Alles passiert direkt in deinem Browser, deine Zeitdaten verlassen deinen Rechner nie.
Stundenzettel zum Ausfüllen – Arbeitszeit sauber dokumentieren
Ein Stundenzettel ist der einfachste Nachweis dafür, wie viel du tatsächlich gearbeitet hast – ob als Freelancer:in gegenüber dem Kunden, als Mitarbeiter:in gegenüber dem Arbeitgeber oder einfach für dich selbst. Er schafft Transparenz, beugt Diskussionen über Rechnungen vor und dient als Grundlage für die Abrechnung abrechenbarer Stunden. Genau das nimmt dir diese Vorlage ab: Du trägst pro Tag Datum, Tätigkeit und Zeiten ein, die Vorlage zieht die Pause ab und rechnet Stunden und Gesamtsumme automatisch zusammen.
Die Vorlage eignet sich für Freelancer:innen, Selbstständige, Werkstudierende, Minijobber:innen und kleine Teams. Du füllst die Tabelle aus, am Ende lädst du einen sauberen Stundenzettel herunter – als PDF zum direkten Versenden, als Word-Dokument zum Weiterbearbeiten oder als CSV zum Import in Excel. Alle Stunden und Beträge erscheinen in deutscher Formatierung mit Komma, das Datum im Format TT.MM.JJJJ.
Pflicht zur Arbeitszeiterfassung
Seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) von 2019 und dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) von 2022 gilt: Arbeitgeber sind grundsätzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Wie das konkret umgesetzt werden muss, regelt der Gesetzgeber im Detail. Auch unabhängig von dieser Pflicht ist eine saubere Zeiterfassung sinnvoll: Sie schützt beide Seiten, macht Mehrarbeit sichtbar und ist die Basis für eine korrekte Abrechnung. Welche Methoden sich für dich lohnen und worauf es ankommt, zeigt unser Leitfaden zur Zeiterfassung für Freelancer. Dieser Stundenzettel ersetzt keine Rechtsberatung, hilft dir aber, deine Zeiten nachvollziehbar zu dokumentieren.
So füllst du den Stundenzettel aus
- Kopfdaten eintragen. Name, optional Auftraggeber oder Projekt, den Zeitraum (z. B. „Juli 2026“) und – wenn du einen Betrag möchtest – deinen Stundensatz.
- Arbeitszeiten erfassen. Pro Tag eine Zeile: Datum, Tätigkeit, Von, Bis und die Pause in Minuten. Die Stunden je Zeile ergeben sich automatisch aus (Bis − Von) − Pause; eine Schicht über Mitternacht wird korrekt erkannt.
- Herunterladen. Ein Klick auf „Als PDF“, „Als Word“ oder „Als CSV“ – und dein Stundenzettel inklusive Summenzeile ist fertig.
Von erfassten Stunden zum richtigen Preis
Ein Stundenzettel zeigt dir, wie viele Stunden tatsächlich in ein Projekt geflossen sind. Spannend wird es, wenn du diese erfassten Stunden mit deinem kalkulierten Stundensatz multiplizierst: erfasste Stunden × Stundensatz = der Betrag, den dein Aufwand wert ist. Weißt du noch nicht, welcher Satz für dich tragfähig ist? Mit dem kostenlosen Stundensatz-Rechner findest du in einer Minute deinen Mindest-Stundensatz. Mehr Hintergrund liefert unser Leitfaden Stundensatz berechnen als Freelancer.
Aus den erfassten Stunden wird am Ende eine Rechnung: Mit dem kostenlosen Rechnungs-Generator überträgst du Stunden und Stundensatz direkt in eine rechtssichere Rechnung. Und wenn der Auftrag erst noch kommt, hilft dir die kostenlose Angebotsvorlage, das passende Angebot in 2 Minuten zu erstellen. Eine Übersicht aller Helfer findest du in unserer Tools-Sammlung.
Häufige Fragen
Ist die Stundenzettel-Vorlage wirklich kostenlos?
Ja. Die Vorlage ist komplett kostenlos und ohne Anmeldung nutzbar. Du kannst beliebig viele Stundenzettel erstellen und als PDF, Word oder CSV herunterladen.
Wie werden die Stunden berechnet?
Die Stunden je Zeile ergeben sich aus der Differenz zwischen „Bis“ und „Von“ abzüglich der Pausenminuten. Liegt „Bis“ vor „Von“, wird die Schicht als über Mitternacht behandelt. Die Gesamtstunden sind die Summe aller Zeilen; mit einem Stundensatz wird zusätzlich der Gesamtbetrag berechnet.
Werden meine Zeitdaten gespeichert oder übertragen?
Nein. Alle Berechnungen und die Erzeugung von PDF, Word und CSV passieren ausschließlich in deinem Browser. Es werden keine Zeit- oder Projektdaten an einen Server gesendet.
In welchen Formaten kann ich den Stundenzettel herunterladen?
Du erhältst deinen Stundenzettel als PDF zum direkten Versenden, als Word-Dokument (.docx) zum Weiterbearbeiten oder als CSV zum Import in Excel und andere Programme.