Überblick über offene Angebote: Warum ihn die meisten Vertriebsteams verlieren

Wie viele Angebote sind bei euch gerade offen, und was ist ihr Gesamtwert? In den meisten Betrieben mit vier bis acht Verkäufern dauert die Antwort auf diese Frage mehrere Stunden und ist danach trotzdem ungenau. Das ist kein Organisationsdetail. Es ist der Teil der Pipeline, in dem das meiste Geld steht und über den am wenigsten bekannt ist.

Warum der Überblick verschwindet

Er geht selten auf einmal verloren, sondern über Monate, aus vier Richtungen gleichzeitig.

Der erste Grund ist die Verteilung über Systeme. Ein Angebot entsteht im ERP, geht per Mail raus, die Antwort landet im Postfach des Verkäufers, die Rückfrage kam telefonisch. Der Vorgang existiert an vier Orten und nirgends vollständig.

Der zweite ist die fehlende Definition. Zwei Verkäufer verstehen unter „offen“ verschiedene Dinge. Der eine zählt alles, was nicht abgelehnt wurde, auch das Angebot vom Februar. Der andere zählt nur, wo er noch Chancen sieht. Beide Listen sind ehrlich und trotzdem nicht vergleichbar.

Der dritte ist die Pflege. Eine Übersicht, die nur aktuell ist, wenn jeder sie nach jedem Telefonat aktualisiert, ist nach drei Wochen veraltet. Und eine Liste, der das Team nicht traut, wird zur zweiten Liste daneben, meist im Kopf oder auf einem Notizzettel.

Der vierte ist die Menge. Bei zwanzig offenen Angeboten reicht eine Liste zum Durchlesen. Bei zweihundert braucht es Sortierung, und die meisten Übersichten sind dafür nicht gebaut.

Zuerst: Was heißt „offen“?

Bevor du eine Liste aufbaust, braucht ihr eine gemeinsame Definition. Sie ist die halbe Arbeit und wird fast immer übersprungen.

Bewährt hat sich eine Abgrenzung in drei Stufen. Aktiv sind Angebote, bei denen in den letzten Wochen Kontakt war oder ein Termin feststeht. Wartend sind die, wo der Ball beim Kunden liegt und der nächste Schritt terminiert ist. Ungeklärt sind die, bei denen seit dem Versand nichts passiert ist und kein nächster Schritt existiert.

Die dritte Gruppe ist die interessante. Sie taucht in normalen Pipeline-Auswertungen nicht auf, weil sie technisch als offen zählt, und sie ist in den meisten Betrieben überraschend groß. Wer sie einmal sichtbar macht, hat den ersten echten Befund.

Dazu gehört auch eine Regel, ab wann ein Vorgang nicht mehr offen ist. Ohne diese Grenze wächst die Liste immer weiter und wird unbrauchbar. Wie du den Rhythmus und das Ende festlegst, steht in Angebotsverfolgung systematisch aufsetzen.

Diese Definition solltet ihr einmal aufschreiben und im Team abstimmen, nicht nur mündlich klären. Sobald zwei Leute dieselbe Liste unterschiedlich lesen, ist jede Auswertung daraus wertlos, und ihr diskutiert im Meeting über Zahlen statt über Kunden. Ein Satz pro Stufe reicht, er muss nur für alle gleich gelten.

Die Angaben, die wirklich gebraucht werden

Eine Übersicht scheitert häufiger an zu vielen Feldern als an zu wenigen. Sechs Angaben pro Angebot reichen für die meisten Betriebe.

Kunde und Angebotsnummer, damit der Vorgang auffindbar ist. Der Wert, weil danach sortiert wird. Das Versanddatum, aus dem sich die Liegezeit ergibt. Der Verantwortliche, namentlich. Das Datum des letzten Kontakts, nicht der letzten Bearbeitung im System. Und der nächste Schritt mit Datum.

Die letzten beiden sind die, die fehlen, wenn eine Übersicht nicht funktioniert. Ein System, das nur Status und Wert kennt, sagt dir nicht, ob jemand sich kümmert. Genau das willst du aber wissen.

Was du weglassen kannst: Wahrscheinlichkeiten in Prozent. Sie werden geschätzt, selten korrigiert und erzeugen Genauigkeit, die es nicht gibt. Für die Steuerung reicht die Frage, ob ein Vorgang aktiv, wartend oder ungeklärt ist.

Der erste Aufbau dauert einen Nachmittag

Die Hürde ist kleiner, als sie wirkt. Was du brauchst, ist eine vollständige Bestandsaufnahme, und die holst du dir am schnellsten aus dem System, in dem die Angebote entstehen.

Zieh eine Liste aller Angebote der letzten sechs Monate mit Nummer, Kunde, Wert und Datum. Streich alles, was nachweislich zum Auftrag wurde oder abgelehnt ist. Was übrig bleibt, ist dein Ausgangsbestand, und er ist meist deutlich größer als erwartet.

Diese Liste gehst du dann einmal mit dem Team durch, Verkäufer für Verkäufer, und ergänzt zwei Spalten: letzter Kontakt und nächster Schritt. Das dauert bei hundert Vorgängen ein bis zwei Stunden und ist das unangenehmste Meeting des Quartals, weil dabei auffällt, wie viel liegengeblieben ist.

Rechne damit, dass ein Teil der Vorgänge in diesem Durchgang direkt geschlossen wird, weil der Kunde längst woanders gekauft hat. Das ist kein Verlust, sondern der erste Nutzen: Ab jetzt weißt du, was wirklich offen ist.

Wo die Liste leben sollte

Die häufigste Antwort ist eine Tabelle, und für den Anfang ist das in Ordnung. Sie kostet nichts, ist sofort da und lässt sich beliebig anpassen. Ihre Grenze ist die Pflege: Sie ist nur so aktuell wie der letzte Mensch, der daran gedacht hat.

Das ERP oder die Warenwirtschaft kennt jedes Angebot, weiß aber nichts über den Kontakt danach. Es kann dir sagen, was verschickt wurde, nicht, ob seit drei Wochen jemand mit dem Kunden gesprochen hat. Für den Bestand ist es die beste Quelle, für die Verfolgung reicht es nicht.

Ein CRM kann beides, wenn es gepflegt wird, und daran scheitert es oft: Die Einträge sind älter als die Wirklichkeit, und das Team führt die eigentliche Liste daneben weiter. Bevor du ein System einführst, lohnt die ehrliche Frage, wer die Pflege übernimmt und wann. Eine Übersicht ohne klaren Pfleger ist nach einem Quartal wieder da, wo ihr heute steht.

Die Alternative ist, den Status dort zu holen, wo er ohnehin entsteht: im Postfach. Verschickte Angebote und eingehende Antworten liegen bereits vor, sie müssen nur zusammengeführt werden. Dieser Weg spart die manuelle Pflege, die sonst der Grund für das Scheitern ist.

Bei zweihundert Angeboten: sortieren statt lesen

Ab einer bestimmten Menge ist die vollständige Liste kein Arbeitsmittel mehr, sondern ein Archiv. Was du dann brauchst, sind Ansichten, die dir die wenigen Vorgänge zeigen, bei denen jetzt etwas zu tun ist.

Drei Ansichten decken den Alltag ab. Die erste zeigt alles, wo der nächste Schritt überfällig ist, sortiert nach Wert. Das ist die Liste fürs Vertriebsmeeting. Die zweite zeigt die ungeklärten Vorgänge, also die ohne Kontakt und ohne nächsten Schritt, sortiert nach Liegezeit. Das ist die Liste für die Aufräumaktion. Die dritte zeigt die Angebote oberhalb einer Wertgrenze, unabhängig vom Status. Das ist die Liste, die du als Vertriebsleitung selbst im Blick behältst.

Wer nur eine große Tabelle hat, kann das mit Filtern abbilden. Entscheidend ist, dass niemand jede Woche zweihundert Zeilen durchgeht, denn das passiert genau zweimal und dann nie wieder. Gespeicherte Filter sind dabei mehr wert als jede zusätzliche Spalte: Sie entscheiden darüber, ob die Liste benutzt wird oder nur existiert.

Ein Hinweis zur Wertgrenze: Sie ist betriebsabhängig und sollte so gesetzt sein, dass etwa zehn bis zwanzig Vorgänge darüber liegen. Ist die Liste länger, ist sie keine Führungsliste mehr, sondern wieder ein Archiv.

Wie oft ihr draufschaut, hängt vom Takt eures Geschäfts ab. Einmal pro Woche im Vertriebsmeeting ist für die überfälligen Vorgänge das Minimum. Die ungeklärten reichen alle zwei Wochen, dafür dann konsequent. Und die großen Angebote solltest du als Vertriebsleitung häufiger selbst ansehen, weil dort ein einzelner Vorgang den Monat entscheiden kann. Welche Abstände beim Nachfassen selbst sinnvoll sind, behandelt Wie oft sollte man nachfassen?, den Gesamtablauf Angebote nachfassen.

Was der Überblick zeigt, was du sonst nicht siehst

Wenn die Liste ein paar Wochen steht, fallen Dinge auf, die vorher im Gefühl untergegangen sind.

Du siehst, wie viel Geld tatsächlich in offenen Vorgängen gebunden ist. Diese Summe ist fast immer höher als geschätzt, und sie ändert die Diskussion über Vertriebskapazität: Es geht dann nicht mehr um mehr Anfragen, sondern um die Angebote, die schon da sind.

Du siehst Unterschiede zwischen Verkäufern, und zwar nicht bei der Abschlussquote, sondern bei der Liegezeit. Wer seine Angebote schnell zur Entscheidung bringt, arbeitet anders als jemand, bei dem Vorgänge wochenlang stehen. Das ist ein Gespräch wert, und zwar in beide Richtungen.

Und du siehst Muster bei den Verlusten. Wenn regelmäßig Angebote einer bestimmten Größe oder Branche im Nichts enden, liegt das selten am einzelnen Verkäufer. Häufiger fehlt dort ein Schritt im Prozess, etwa ein Gespräch vor dem Versand oder eine Klärung, wer beim Kunden überhaupt entscheidet.

Was daraus folgt, ist meist unspektakulär: früher nachfassen, klarer terminieren, konsequenter schließen. Formulierungen für den ersten Kontakt liefert Nachfass-E-Mail: Muster und Formulierungen, den Umgang mit ausbleibenden Reaktionen Kunde antwortet nicht auf Angebot. Wie ihr aus alten, längst geschlossenen Vorgängen noch etwas holt, steht in Verlorene Angebote reaktivieren.